Slik fakturerer du som sole trader i Storbritannia

Dette må alle fakturaer i Storbritannia inneholde

Veiledningen om fakturering på gov.uk lister opp opplysningene fakturaen må ha:

• et unikt identifikasjonsnummer
• firmanavn, adresse og kontaktopplysninger
• navn og adresse til kunden du fakturerer
• en tydelig beskrivelse av hva du tar betalt for
• datoen varen eller tjenesten ble levert (leveringsdato)
• fakturadato
• beløpet eller beløpene du krever inn
• VAT-beløp hvis det er aktuelt
• totalbeløpet kunden skylder

For sole traders legger gov.uk til to krav: ditt eget navn og eventuelt firmanavn, og, hvis du bruker firmanavn, en adresse der du kan motta juridiske dokumenter.

Hvis du driver under navnet «Ellison Joinery», skal fakturaen altså fortsatt vise ditt eget navn, slik eksempelet ved siden av guiden gjør («Jake Ellison, trading as Ellison Joinery»), sammen med en adresse.

Hvis du ikke er VAT-registrert

De fleste nye sole traders ligger først under VAT-grensen. Hvis det gjelder deg:

• Ikke legg til VAT, og ikke vis en VAT-linje eller et VAT-nummer. gov.uk er tydelig på at du må registrere deg for VAT før du begynner å kreve det inn.
• Fakturatotalen er ganske enkelt prisen for arbeidet.
• En kort merknad som «Ikke VAT-registrert» er valgfri, men kan spare deg for spørsmål fra bedriftskunder som forventer å se VAT.

Du må registrere deg for VAT hvis den avgiftspliktige omsetningen de siste 12 månedene overstiger £90,000, eller hvis du regner med at den vil overstige £90,000 i løpet av de neste 30 dagene alene. Du kan også registrere deg frivillig før du når grensen. Noen sole traders gjør det fordi de fleste kundene deres er VAT-registrerte bedrifter som kan kreve tilbake VAT.

Følg med på en rullerende 12-månedersperiode, ikke skatteåret. Grensen vurderes ut fra de siste 12 månedene til enhver tid.

I eksempelet ved siden av guiden fakturerer en snekker som ikke er registrert, et firma som leier ut ferieboliger £548.50 for to dører, tre timers arbeid på et skyvevindu og beslag. Fakturaen har ingen VAT-linje eller VAT-nummer. Totalen er prisen på arbeidet. Hvis snekkeren registrerer seg senere, vil den samme jobben vise hver linje uten VAT, VAT-satsen, VAT-beløpet og VAT-nummeret hans.

Hvis du er VAT-registrert

Når du er registrert, må fakturaer til VAT-registrerte kunder være VAT-fakturaer med flere opplysninger. HMRCs VAT-veiledning (Notice 700) sier at en full VAT-faktura må vise:

• et fortløpende nummer fra én eller flere nummerserier som identifiserer dokumentet entydig
• leveringstidspunktet (tax point) og, hvis det er et annet, utstedelsesdatoen
• navn, adresse og VAT-registreringsnummeret ditt
• kundens navn og adresse
• en beskrivelse av varene eller tjenestene, med antall eller omfang for hver
• for hver linje: VAT-satsen og beløpet uten VAT
• totalbeløpet uten VAT, satsen for eventuell kontantrabatt og samlet VAT i pund

Her er noen regler det er lett å overse:

• Frist. Vanligvis må du utstede VAT-fakturaen innen 30 dager etter tax point.
• Forenklet faktura. For leveranser på £250 eller mindre kan du utstede en forenklet VAT-faktura hvis kunden godtar det. Over £250, eller hvis kunden ber om det, må du bruke en full faktura.
• Kunder som ikke er VAT-registrert. Du trenger ikke utstede en VAT-faktura til dem, men HMRC anbefaler at du gir en til kunder som ber om det, siden du vanligvis ikke kan vite om de er registrert.

I Duebolt legger du inn VAT-nummeret under bedriftsopplysningene og velger satsen 20%, 5% eller 0% (eller setter en sats for hver linje). VAT-nummeret og VAT-beløpet for hver sats kommer da med på fakturaen. Se fakturamalen for UK eller fakturageneratoren for UK.

Nummerering, datoer og betalingsvilkår

Nummerer fakturaene fortløpende i én serie, for eksempel INV-0001, INV-0002 eller 2026-001 hvis du vil ha årstallet først. Ikke bruk samme nummer flere ganger. Hvis du gjør en feil, lager du en korrigering i stedet for å endre originalen. Guiden om fakturanummer forklarer hva du gjør med hull og annullerte fakturaer.

Vis både fakturadato og datoen arbeidet ble utført hvis de ikke er den samme. For VAT-registrerte næringsdrivende er det ekstra viktig fordi en full VAT-faktura må vise leveringstidspunktet (tax point).

Du kan selv velge betalingsvilkår, for eksempel 14 dager. gov.uk opplyser at hvis ingen betalingsdato er avtalt, må kunden vanligvis betale innen 30 dager etter at de mottar fakturaen eller varen eller tjenesten. Hvis du må purre, kan du lese guiden om purring på e-post, som også forklarer lovbestemte renter bedrifter kan kreve fra andre bedrifter.

Oppbevaring av regnskap og bilag

Som sole trader må du oppbevare dokumentasjon på alt salg og alle inntekter, alle bedriftsutgifter og, hvis du er registrert, VAT-regnskapet. Hver faktura du sender, er en del av salgsregnskapet. Ta derfor vare på en kopi av hver faktura i nummerrekkefølge sammen med betalingsdatoen.

gov.uk sier at du må oppbevare regnskapsdokumentene i minst 5 år etter innleveringsfristen 31. januar for det aktuelle skatteåret. Eksempel: Hvis du leverte skattemeldingen for 2022 til 2023 på nett innen 31. januar 2024, må dokumentene oppbevares til minst utgangen av januar 2029.

Disse vanene gjør Self Assessment enklere:

• Lagre hver faktura som PDF i en mappe for hvert skatteår (6. april til 5. april).
• Merk hver faktura som betalt så snart pengene kommer inn.
• Oppbevar kvitteringer for bedriftsutgifter sammen med fakturaene.

Duebolt husker opplysningene dine, kundene og varelinjene på enheten din. En gratis konto lagrer de tre nyeste dokumentene dine i skyen. Duebolt er ikke et regnskapsprogram, så lagre PDF-ene selv eller send dem til regnskapsføreren din også.