E-postmaler for forfalte fakturaer og purring

Før forfall: gjør fakturaen enkel å betale

Den beste oppfølgingen starter før forfallsdatoen:

• Avtal vilkårene skriftlig før arbeidet starter, inkludert eventuelle purregebyrer. Vilkår som først står på fakturaen, er vanskelige å håndheve.
• Send fakturaen til den som betaler, ikke bare personen som bestilte jobben. I større bedrifter bør du spørre etter adressen til regnskapsavdelingen og eventuelt PO-nummer.
• Skriv en konkret forfallsdato og alle betalingsmåtene på fakturaen.
• Kontroller fakturaen en gang til: Feil kundenavn eller manglende PO-nummer er en vanlig årsak til at fakturaer blir liggende ubetalt.

Bruker du vilkår som Net 30, forklarer Net 30-guiden hvordan du kan formulere dem.

Tidsplan for oppfølging av forsinket betaling

Følg planen. Lange opphold mellom påminnelsene forteller kunden at fakturaen kan vente. Hold hver melding kort, skriv fakturanummeret i emnefeltet og legg ved fakturaen på nytt hver gang, så kunden slipper å lete etter den.

Fire e-postmaler du kan bruke

Bytt ut teksten i hakeparentesene.

1. Vennlig påminnelse (noen dager før forfall)

Emne: Faktura [INV-0146] forfaller [November 7]

Hei [Name], bare en rask påminnelse om at faktura [INV-0146] på [$3,050.00] forfaller [November 7]. Jeg har lagt den ved på nytt for enkelhets skyld. Betalingsopplysningene står på fakturaen. Takk, og si fra hvis du trenger noe fra meg.

2. Høflig påminnelse (1 dag etter forfall)

Emne: Påminnelse: faktura [INV-0146] forfalt i går

Hei [Name], jeg kan ikke se at faktura [INV-0146] på [$3,050.00] er betalt. Den forfalt [November 7]. Det kan hende denne e-posten krysset med betalingen. I så fall kan du se bort fra den. Hvis ikke, kan du si fra når jeg kan vente betalingen? Jeg har lagt ved en kopi.

3. Bestemt oppfølging (7–14 dager etter forfall)

Emne: Forfalt: faktura [INV-0146], nå [14] dager forsinket

Hei [Name], faktura [INV-0146] på [$3,050.00] har nå vært forfalt i [14] dager, og jeg har ikke fått svar på påminnelsen min fra [November 8]. Bekreft når du betaler, eller si fra hvis det er noe feil med fakturaen, så jeg kan rette det. Som avtalt i [kontrakten vår] gjelder et purregebyr på [1.5% per month] etter [30] dager.

4. Siste varsel (21–30 dager etter forfall)

Emne: Siste varsel: faktura [INV-0146]

Hei [Name], til tross for påminnelsene mine fra [November 8] og [November 15] står faktura [INV-0146] på [$3,050.00] fortsatt ubetalt. Vennligst betal hele beløpet innen [December 5]. Hvis jeg ikke har mottatt betaling eller hørt fra deg innen da, vil jeg [legge til avtalt purregebyr / sende saken til et inkassobyrå / starte en sak i småkravsretten]. Jeg vil helst løse dette direkte. Ring meg på [number] hvis det er noe i veien.

Skriv bare om konsekvenser du faktisk er villig til å følge opp.

Telefonskript for samtalen etter 14 dager

En telefonsamtale gir ofte svar du ikke fikk etter tre e-poster. Be om regnskapsavdelingen hvis du ringer et firma.

1. «Hei, det er [your name] fra [business]. Jeg ringer om faktura [INV-0146] på [$3,050], som forfalt [November 7].»
2. «Kan du sjekke om dere har mottatt den, og om den er godkjent for betaling?»
3. Hvis det er et problem: «Hva trenger du fra meg for at den skal bli betalt?» Ordne det samme dag.
4. Hvis den er godkjent: «Hvilken betalingsrunde kommer den med i, og hvilken dato kan jeg vente betalingen?»
5. Hvis de ikke kan betale alt nå: «Kan vi avtale en dato for å betale en del nå og resten innen [date]?»
6. Avslutt: «Takk. Jeg sender deg en kort oppsummering av det vi avtalte på e-post.»

Send oppsummeringen etter samtalen. En skriftlig bekreftelse av avtalt betalingsdato gjør det enklere å sende siste varsel hvis det blir nødvendig.

Purregebyr og renter

Du kan bare kreve det avtalen eller loven gir adgang til. Det tryggeste er å oppgi purregebyret i tilbudet eller kontrakten før arbeidet starter og gjenta det på fakturaen, som i eksempelet ved siden av guiden. I USA varierer grensene for purregebyr og renter fra delstat til delstat. Sjekk reglene der du holder til før du fastsetter en sats.

I Storbritannia gir lovverket om forsinket betaling bedrifter rett til å kreve dette fra andre bedrifter, men ikke fra forbrukere:

• Lovbestemt rente på 8% pluss Bank of Englands styringsrente, med mindre kontrakten fastsetter en annen sats.
• Et fast beløp til dekning av innkrevingskostnader, én gang per faktura: £40 for gjeld på opptil £999.99, £70 for £1,000 til £9,999.99 og £100 for £10,000 eller mer.

Hvis dere ikke avtalte betalingsdato, regnes betalingen som forsinket 30 dager etter at kunden mottok fakturaen eller varen eller tjenesten, avhengig av hva som skjedde sist. Hvis du legger til renter, sier gov.uk at du skal sende en ny faktura for dem.

Med Duebolt Pro kan du sende fakturaen som en lenke på e-post, sende påminnelser med ett trykk og se når kunden åpnet den. Det er nyttig hvis noen sier at fakturaen aldri kom fram.

Når påminnelsene ikke hjelper

Hvis fristen i det siste varselet går ut, avhenger valgene dine av beløpet og hvilket land du er i:

• Stans videre arbeid for kunden til kontoen er gjort opp.
• Tilby en betalingsplan skriftlig hvis kunden faktisk ikke kan betale alt med én gang.
• Bruk et inkassobyrå, som får beholde en andel av beløpet det krever inn.
• Gå til småkravsretten. De fleste land har en enklere rettsprosess for mindre krav. For Storbritannia omtaler gov.uk også muligheten til å sende et lovbestemt betalingskrav for å kreve inn ubetalt gjeld formelt.

Uansett hva du velger, ta vare på kopier av fakturaen, alle påminnelsene og notater fra hver telefonsamtale. Neste gang kan du vurdere å be om forskudd eller korte ned betalingsfristen for denne kunden. Se slik lager du en faktura for en sjekkliste før utsending som forebygger mange slike forsinkelser.