E-mailsjablonen voor te late facturen en herinneringen

Voorkom vertraging: maak betalen makkelijk

De beste manier om achter betalingen aan te gaan, is vóór de vervaldatum:

• Leg de voorwaarden vóór de klus schriftelijk vast, inclusief eventuele toeslag bij te late betaling. Voorwaarden die pas op de factuur verschijnen, zijn lastig af te dwingen.
• Stuur de factuur naar degene die betaalt, niet alleen naar degene die je heeft ingehuurd. Vraag bij grotere bedrijven naar het adres van de crediteurenadministratie en een eventueel PO-nummer.
• Vermeld een concrete vervaldatum en alle betaalmogelijkheden op de factuur.
• Controleer de factuur nog eens: een verkeerde klantnaam of ontbrekend PO-nummer is een veelvoorkomende reden dat facturen onbetaald blijven.

Gebruik je gebruikelijke termijnen zoals Net 30? In onze gids over Net 30 lees je hoe je die formuleert.

Tijdlijn voor betalingsherinneringen

Houd je aan het schema. Lange pauzes tussen herinneringen laten de klant denken dat deze factuur best kan wachten. Houd elk bericht kort, zet het factuurnummer in het onderwerp en voeg de factuur telkens opnieuw toe, zodat niemand ernaar hoeft te zoeken.

Vier e-mailsjablonen om over te nemen

Vervang de tekst tussen vierkante haken.

1. Vriendelijke herinnering (enkele dagen voor de vervaldatum)

Onderwerp: Factuur [INV-0146] vervalt op [November 7]

Hoi [Name], even een kort berichtje: factuur [INV-0146] van [$3,050.00] moet op [November 7] betaald zijn. Voor het gemak heb ik de factuur nog eens bijgevoegd. De betaalgegevens staan erop. Bedankt, laat het weten als je nog iets van me nodig hebt.

2. Beleefde herinnering (1 dag te laat)

Onderwerp: Herinnering: factuur [INV-0146] moest gisteren betaald zijn

Hoi [Name], ik heb de betaling voor factuur [INV-0146] ([$3,050.00]), met vervaldatum [November 7], nog niet ontvangen. Misschien heeft mijn bericht je betaling gekruist; in dat geval kun je deze e-mail negeren. Zo niet, wil je me laten weten wanneer ik de betaling kan verwachten? Ik heb een kopie bijgevoegd.

3. Duidelijke opvolging (7–14 dagen te laat)

Onderwerp: Openstaande factuur: [INV-0146], nu [14] dagen te laat

Hoi [Name], factuur [INV-0146] van [$3,050.00] is nu [14] dagen vervallen. Ik heb nog geen reactie op mijn herinnering van [November 8] ontvangen. Wil je bevestigen op welke datum je betaalt, of laten weten of er iets niet klopt aan de factuur, zodat ik het kan oplossen? Zoals afgesproken in [ons contract] geldt na [30] dagen een toeslag van [1.5% per maand].

4. Laatste aanmaning (21–30 dagen te laat)

Onderwerp: Laatste aanmaning: factuur [INV-0146]

Hoi [Name], ondanks mijn herinneringen van [November 8] en [November 15] staat factuur [INV-0146] van [$3,050.00] nog open. Wil je het volledige bedrag uiterlijk [December 5] betalen? Als ik dan geen betaling of reactie heb ontvangen, zal ik [de afgesproken toeslag toevoegen / de vordering overdragen aan een incassobureau / een zaak aanspannen bij de kantonrechter]. Ik los dit liever rechtstreeks met je op. Bel me op [number] als er iets aan de hand is.

Noem alleen stappen die je ook echt bereid bent te zetten.

Belscript voor het telefoontje na 14 dagen

Een telefoontje levert vaak antwoord op waar drie e-mails niet in slaagden. Vraag bij een bedrijf naar de crediteurenadministratie.

1. ‘Hoi, je spreekt met [your name] van [business]. Ik bel over factuur [INV-0146] van [$3,050], die op [November 7] betaald moest zijn.’
2. ‘Kun je controleren of jullie de factuur hebben ontvangen en of die is goedgekeurd voor betaling?’
3. Is er een probleem? ‘Wat heb je van mij nodig om de betaling in orde te maken?’ Los het dezelfde dag op.
4. Is de factuur goedgekeurd? ‘In welke betaalronde gaat de betaling mee en op welke datum kan ik die verwachten?’
5. Kunnen ze niet alles in één keer betalen? ‘Kunnen we afspreken dat je nu een deel betaalt en de rest uiterlijk op [date]?’
6. Rond af: ‘Bedankt. Ik mail je zo een korte samenvatting van onze afspraak.’

Stuur die samenvatting vervolgens per e-mail. Een schriftelijke bevestiging van de afgesproken betaaldatum helpt als je later een laatste aanmaning moet sturen.

Toeslagen en rente bij te late betaling

Je mag alleen kosten rekenen die je overeenkomst of de wet toestaat. De veiligste aanpak is om vóór aanvang van het werk een toeslag bij te late betaling in je offerte of contract op te nemen en die op de factuur te herhalen, zoals in het voorbeeld naast deze gids. In de VS verschilt de limiet voor toeslagen en rente per staat. Controleer de regels van jouw staat voordat je een tarief vaststelt.

In het VK geeft de wet op te late betalingen bedrijven het recht om bij andere bedrijven (niet bij consumenten) het volgende te vorderen:

• Wettelijke rente van 8% plus de basisrente van de Bank of England, tenzij je contract een ander tarief vastlegt.
• Een vast bedrag aan invorderingskosten per factuur: £40 voor schulden tot £999.99, £70 voor £1,000 tot £9,999.99 en £100 voor £10,000 of meer.

Was er geen betaaldatum afgesproken, dan geldt de betaling als te laat 30 dagen nadat de klant de factuur of de goederen of dienst heeft ontvangen, afhankelijk van wat later is. Voeg je rente toe, dan zegt gov.uk dat je daarvoor een nieuwe factuur moet sturen.

Met Duebolt Pro kun je de factuur als link mailen, herinneringen met één tik sturen en zien wanneer de klant de factuur heeft geopend. Dat is handig als iemand zegt dat die nooit is aangekomen.

Wat als herinneringen niet helpen?

Als de laatste deadline verstrijkt, hangen je mogelijkheden af van het bedrag en het land:

• Stop met nieuw werk voor de klant tot de rekening is voldaan.
• Spreek schriftelijk een betalingsregeling af als de klant echt niet in één keer kan betalen.
• Schakel een incassobureau in, dat een deel houdt van wat het int.
• Ga naar de rechtbank voor kleine vorderingen. De meeste landen hebben voor kleinere schulden een eenvoudiger procedure. Gov.uk beschrijft voor het VK ook de mogelijkheid van een statutory demand, een formeel verzoek om een openstaande schuld te betalen.

Wat je ook doet, bewaar kopieën van de factuur en alle herinneringen, plus notities van elk telefoongesprek. Vraag die klant de volgende keer om een aanbetaling of een kortere betalingstermijn. Bekijk hoe je een factuur maakt voor een controlelijst waarmee je veel vertraging voorkomt.