Gratis Excel-factuursjabloon met formules

Waarom factureren vanuit Excel

Spreadsheets kunnen iets wat een Word-document niet kan: rekenen. Veel vakmensen en kleine bedrijven hebben al een prijslijst in Excel. Met een factuur in hetzelfde programma kun je regels kopiëren, sorteren of de klussen van een maand optellen.

Veel gratis Excel-factuursjablonen zijn alleen een mooie indeling zonder formules, of zitten vol formules die stukgaan zodra je een regel toevoegt. Geen ervan weet welk factuurnummer je hierna nodig hebt. Dat moet je zelf bijhouden.

Het bestand dat je hier downloadt, is gemaakt voor hergebruik. De formules zijn eenvoudig, zichtbaar en uit te breiden. De eerste factuur is al correct ingevuld.

Zo download je het Excel-bestand

1. Vul in de editor hierboven je bedrijfsgegevens, klant en factuurregels in.
2. Stel het belastingtarief in. In Australië is dat GST van 10%. Zodra je ABN is ingevuld en GST wordt gerekend, heet de factuur Tax invoice.
3. Rond de factuur af. Tik op het afgeronde scherm onder Ook als Word · Excel op Excel, onder PDF downloaden, PDF delen en Afdrukken.
4. Open de .xlsx in Excel. Geldbedragen tonen de valutacode, bijvoorbeeld 1,234.00 AUD.

De download is gratis, zonder account en zonder watermerk.

Zo werken de formules

De tabel heeft vier kolommen: omschrijving (A), aantal (B), prijs (C) en bedrag (D). Alles eronder wordt met die cellen berekend:

Verander 12 inbouwspots in 14 en het regelbedrag, subtotaal, GST en totaal worden bijgewerkt.

Houd rekening met twee beperkingen. Het belastingtarief staat in de formule voor Belasting. Klik op de cel en wijzig het getal in de formulebalk om het tarief aan te passen. Als een factuur meerdere belastingtarieven bevat, zijn de belastingbedragen vaste getallen in plaats van formules. Controleer ze dus opnieuw na wijzigingen.

Regels toevoegen zonder de SUM-formule te breken

De formule voor Subtotaal telt een vast bereik op, zoals =SUM(D13:D15). Een regel onder dat bereik telt niet mee. Voeg zo veilig een regel toe:

1. Klik met de rechtermuisknop op het rijnummer van een regel midden in de lijst, dus niet de laatste, en kies Invoegen. Excel breidt het SUM-bereik uit.
2. Kopieer de cel Bedrag van de regel erboven naar de nieuwe regel. Zo krijgt die een eigen formule voor aantal × prijs.
3. Vul omschrijving, aantal en prijs in.
4. Klik op de cel Subtotaal en controleer in de formulebalk of het bereik alle regels bevat.

Verwijder een regel door de hele rij te wissen, niet alleen de cellen. Het bereik wordt dan ook kleiner.

Wat Excel niet voor je doet

Houd rekening met het handwerk. Excel nummert facturen niet door, bewaart geen klantenlijst en waarschuwt niet als de vervaldatum voorbij is. Gebruik je het bestand opnieuw als sjabloon, pas dan telkens het nummer, de datum en de klant aan voordat je het onder een nieuwe naam opslaat.

Voor veel mensen werkt dit het makkelijkst: maak elke factuur hier, waar nummering en belasting automatisch gaan, en bewaar de Excel-download als administratie. Stuur de klant de PDF. Bekijk de uitleg over factuurnummers als je een bestaande nummerreeks wilt voortzetten.