Factuursjabloon voor aannemers

Waarom aannemers in fasen factureren

Een verbouwing kan weken duren en tienduizenden dollars kosten. Niemand wil alles vooraf betalen en jij kunt niet alles tot het einde voorschieten. Termijnfacturen lossen dat op: de klant betaalt na zichtbaar werk en jij hebt geld voor de volgende materialen en onderaannemers.

Een gebruikelijke planning ziet er zo uit:

1. Aanbetaling bij ondertekening van het contract, om materiaal te bestellen en ploegen in te plannen. Sommige staten stellen een maximum aan wat een aannemer voor woningverbetering vooraf mag vragen. Controleer de regels in je staat.
2. Termijnbetalingen bij zichtbare mijlpalen: sloop afgerond, ruwbouw geïnspecteerd, gipsplaten geplaatst, keukenkasten gemonteerd.
3. Meerwerkopdrachten factureer je zodra ze zijn ondertekend of voeg je toe aan de volgende termijn.
4. Eindfactuur bij grotendeels voltooide werkzaamheden. Soms houd je een klein bedrag achter tot de opleverpunten zijn afgewerkt.

Wat elke aannemersfactuur moet vermelden

• Je licentie- of registratienummer, als je staat of stad er een uitgeeft.
• Projectnaam en adres, plus het termijnnummer ("Termijn 2 van 4").
• De gefactureerde mijlpaal, met dezelfde omschrijving als in het contract.
• Meerwerkopdrachten, elk met nummer, korte omschrijving en ondertekeningsdatum.
• Een doorlopend overzicht: contractbedrag, goedgekeurd meerwerk, betaald tot nu toe, deze factuur en resterend saldo. Zet dit in de notities.
• Vergunnings- en containerkosten, indien apart gefactureerd.
• Betalingstermijn volgens het contract en de betaalwijze.

Dat doorlopende overzicht voorkomt discussies. Als de klant ziet waar het geld naartoe ging, wordt de volgende termijn betaald.

Meerwerk zonder gedoe

De meeste betalingsgeschillen bij verbouwingen beginnen met werk dat ter plekke ‘er gewoon even bij kwam’. Zet elke wijziging op papier, laat die vóór het werk ondertekenen en factureer als aparte regel met het bijbehorende nummer.

Stuur prijzen vooraf met een kostenraming voor aannemers en zet die daarna om in een factuur voor de aanbetaling.

Inhouding en verklaringen van afstand van retentierecht

Bij zakelijk werk en grotere hoofdaannemers houdt de klant vaak een deel van de termijnbetaling in, meestal 5–10% van elke termijn, tot het project is afgerond. Vermeld het brutobedrag, de inhouding en het netto te betalen bedrag, zodat je cijfers overeenkomen met die van de klant.

Geldschieters en opdrachtgevers vragen ook bij elke betaling om verklaringen van afstand van retentierecht: een voorwaardelijke verklaring bij de factuur en een onvoorwaardelijke zodra het geld is bijgeschreven. Het zijn losse documenten, maar een vermelding in de factuurnotities ("voorwaardelijke verklaring bijgevoegd") versnelt de goedkeuring.

Voor particulieren houd je het eenvoudig: één termijn per mijlpaal, betaling binnen 7–10 dagen en betalen via bankoverschrijving of cheque.