Factuursjabloon voor de bouw

Wat zet je op een bouwfactuur?

Bij bouwprojecten wordt niet altijd alleen op basis van de factuur betaald. Een financier, vertegenwoordiger van de opdrachtgever of administratief medewerker vergelijkt de factuur met het contract. Maak dat eenvoudig:

• Projectnaam en adres, plus de contractdatum of het klusnummer. In het referentieveld van Duebolt past ook het inkoopordernummer (PO) van je klant.
• Welke termijn of facturatieperiode dit is: ‘Termijn 2 van 4’ of ‘Werkzaamheden tot en met 31 oktober’.
• Afgerond werk, per fase, in dezelfde volgorde en bewoording als in je contract of offerte.
• Meerwerk op aparte regels, telkens met het opdrachtnummer, zodat de klant het kan vergelijken met de ondertekende meerwerkopdracht.
• Doorberekende kosten, zoals vergunningen, afvalcontainers en engineering. Vermeld ‘tegen kostprijs’ als je geen opslag rekent.
• Je aannemerslicentienummer, als je staat dat op facturen of contracten verplicht stelt. Zet het bij de opmerkingen.
• Betalingsvoorwaarden en bijlagen, zoals een afstandsverklaring voor bouwrecht, inspectieakkoord of foto’s.

Termijnfacturen en de kostenstaat, eenvoudig uitgelegd

Bij een grotere klus hoef je niet tot het einde op je geld te wachten. Je factureert tijdens het werk. Dat heet voortgangsfacturatie.

Een kostenstaat is de lijst die je bij de start met de klant afspreekt: de contractprijs verdeeld over onderdelen (terreinwerk $12,000, fundering $18,900, timmerwerk $22,400, enzovoort). Elke maand of bij een mijlpaal factureer je het deel van elke post dat klaar is. Commerciële projecten gebruiken hiervoor vaak de formulieren AIA G702 en G703. Daar komt de term ‘AIA-facturatie’ vandaan.

Duebolt maakt facturen met losse regels, geen betalingsaanvragen: het houdt percentages niet van maand tot maand bij. Voor woningbouwtermijnen en kleine commerciële klussen is dat vaak genoeg. Zet elke fase op een aparte regel, vermeld het percentage in de omschrijving (‘Timmerwerk, 60% afgerond’) en vul het bedrag voor deze periode in als prijs. Houd je doorlopende kostenstaat daarnaast bij in een spreadsheet.

Retentie, aanbetalingen en afstandsverklaringen

Retentie (ook wel inhouding genoemd) is een bedrag dat de klant op elke betaling inhoudt, vaak 5–10%, en vrijgeeft zodra de klus klaar is en de opleverpunten zijn afgehandeld. Zo heeft de opdrachtgever bescherming als je het werk staakt. Sommige staten beperken de inhouding, dus lees je contract en de regels van je staat voor tijdige betaling.

Duebolt heeft geen veld voor retentie. Factureer het werk van de periode voor het volledige bedrag en vermeld bij de opmerkingen hoeveel retentie wordt ingehouden en welk nettobedrag je verwacht, bijvoorbeeld ‘Min 10% retentie $2,289; netto te betalen $20,601’. Stuur aan het einde van het project één factuur met de titel ‘Vrijgave retentie’ voor het totale ingehouden bedrag.

Afstandsverklaringen voor bouwrecht zijn korte formulieren waarin je verklaart dat je betaald bent (of betaald wordt zodra de cheque is verwerkt) en voor dat bedrag afstand doet van je recht op een bouwclaim. Veel financiers geven een termijnbetaling pas vrij als zo’n formulier is ingediend. Stuur een voorwaardelijke verklaring mee met de factuur en een onvoorwaardelijke zodra het geld binnen is.

Veelgebruikte factuurregels in de bouw

Voor een kleine hoofdaannemer of verbouwer dekken deze regels de meeste facturen:

• Projectstart en bouwplaats inrichten: $2,500–$5,000
• Sloopwerk en afvoer: afhankelijk van de klus, vaak $4,000–$9,000 voor een aanbouw
• Graafwerk en funderingspoeren: afhankelijk van de klus
• Arbeid timmerwerk: $8–$15 per sq ft vloeroppervlak
• Ruw elektra- of loodgieterswerk (uitbesteed): onderaannemersprijs plus jouw opslag
• Gipsplaten monteren en afwerken: $2.50–$4.00 per sq ft
• Bouwafvalcontainer, 20 yd: $550–$750 per rit
• Mobiel toilet: $150–$200 per maand
• Vergunnings- en inspectiekosten: tegen kostprijs
• Projecttoezicht: $1,500–$2,500 per week
• Meerwerk: elke opdracht op een aparte regel met opdrachtnummer