Rechnungsvorlage für Bauunternehmen

Was auf eine Baurechnung gehört

Bauaufträge werden selten allein anhand der Rechnung bezahlt. Kreditgeber, Bauherrenvertreter oder Buchhaltung gleichen sie mit dem Vertrag ab. Machen Sie das einfach:

• Projektname und Anschrift sowie Vertragsdatum oder Auftragsnummer. Im Referenzfeld von Duebolt ist Platz dafür, ebenso für eine Bestellnummer (PO) des Kunden.
• Abschlag oder Abrechnungszeitraum, zum Beispiel „Abschlag 2 von 4“ oder „Arbeiten bis zum 31. Oktober“.
• Abgeschlossene Arbeiten, nach Bauphase gegliedert, in derselben Reihenfolge und mit denselben Bezeichnungen wie im Vertrag oder Angebot.
• Nachträge als eigene Positionen, jeweils mit Nummer, damit sie dem unterzeichneten Nachtrag zugeordnet werden können.
• Durchlaufende Kosten wie Genehmigungen, Container und Statik, mit dem Vermerk „zum Selbstkostenpreis“, wenn Sie keinen Aufschlag berechnen.
• Ihre Bauunternehmer-Lizenznummer, falls Ihr Bundesstaat sie auf Rechnungen oder Verträgen verlangt. Tragen Sie sie in die Notizen ein.
• Zahlungsbedingungen und beigefügte Unterlagen, etwa Verzichtserklärung auf Pfandrecht, Abnahmebestätigung oder Fotos.

Abschlagsrechnung und Kostenaufstellung einfach erklärt

Bei einem größeren Auftrag müssen Sie nicht bis zum Ende auf Ihr Geld warten. Sie rechnen während der Arbeit ab. Das nennt man Abrechnung nach Baufortschritt.

Eine Kostenaufstellung ist die Liste, auf die Sie sich zu Beginn mit dem Kunden einigen: Der Vertragspreis wird in Abschnitte aufgeteilt (Erdarbeiten $12,000, Fundament $18,900, Holzrahmenbau $22,400 und so weiter). Jeden Monat oder bei einem Meilenstein rechnen Sie den Anteil jeder erledigten Position ab. Bei gewerblichen Bauprojekten werden dafür oft die Formulare AIA G702 und G703 verwendet. Daher kommt der Ausdruck „Abrechnung nach AIA-Muster“.

Duebolt erstellt Rechnungen mit einzelnen Positionen, aber keine Zahlungsanträge. Prozentwerte werden nicht von Monat zu Monat nachverfolgt. Für Abschläge bei Wohnhäusern und kleine Gewerbeaufträge reicht das oft. Führen Sie jede Bauphase als Position auf, nennen Sie den Fortschritt in der Beschreibung („Holzrahmenbau, zu 60 % fertig“) und setzen Sie den Betrag für diesen Zeitraum als Preis ein. Die laufende Kostenaufstellung führen Sie daneben in einer Tabelle.

Sicherheitseinbehalt, Anzahlungen und Verzichtserklärungen

Ein Sicherheitseinbehalt (auch Einbehalt genannt) ist ein Teil des Rechnungsbetrags, den der Kunde bei jeder Zahlung zurückhält, oft 5–10 %. Freigegeben wird er nach Abschluss der Arbeiten und Erledigung der Restarbeiten. So ist der Bauherr geschützt, falls Sie den Auftrag abbrechen. Manche Bundesstaaten begrenzen die Höhe des Einbehalts. Prüfen Sie deshalb Ihren Vertrag und die Zahlungsfristen Ihres Bundesstaats.

Duebolt hat kein eigenes Feld für den Sicherheitseinbehalt. Stellen Sie die Arbeiten des Zeitraums zum vollen Wert in Rechnung und schreiben Sie in die Notizen, welcher Betrag einbehalten wird und welcher Nettobetrag erwartet wird, zum Beispiel: „Abzüglich 10 % Einbehalt $2,289, zahlbar $20,601“. Stellen Sie am Ende eine Rechnung über den gesamten Einbehalt aus, mit dem Titel „Freigabe des Sicherheitseinbehalts“.

Verzichtserklärungen auf Pfandrechte sind kurze Formulare, in denen Sie bestätigen, dass Sie bezahlt wurden (oder nach Einlösung des Schecks bezahlt werden) und für diesen Betrag auf Ihr Pfandrecht verzichten. Viele Kreditgeber geben einen Abschlag ohne ein solches Formular nicht frei. Senden Sie mit der Rechnung eine bedingte Verzichtserklärung und nach Zahlungseingang eine bedingungslose.

Übliche Positionen auf Baurechnungen

Für kleine Bauunternehmen und Renovierungsbetriebe decken diese Positionen viele Rechnungen ab:

• Baustelleneinrichtung und Mobilisierung: $2,500–$5,000
• Abbruch und Abtransport: je nach Umfang, bei einem Zimmeranbau oft $4,000–$9,000
• Aushub und Fundamente: je nach Umfang
• Arbeitszeit Holzrahmenbau: $8–$15 pro sq ft Bodenfläche
• Rohinstallation Elektro oder Sanitär (Nachunternehmer): Preis des Subunternehmers plus Ihr Aufschlag
• Trockenbau montieren und verspachteln: $2.50–$4.00 pro sq ft
• Container, 20 yd: $550–$750 pro Abfuhr
• Mobiles WC: $150–$200 pro Monat
• Genehmigungs- und Abnahmegebühren: zum Selbstkostenpreis
• Bauleitung: $1,500–$2,500 pro Woche
• Nachträge: jeweils eine eigene Position mit Nummer