Fakturaskabelon til byggeri

Det skal en byggefaktura indeholde

Byggekunder betaler sjældent ud fra fakturaen alene. En långiver, bygherrerådgiver eller kreditorbogholder sammenholder den med kontrakten, så gør det nemt at se sammenhængen:

• Projektets navn og adresse samt kontraktdato eller sagsnummer. Brug Duebolts referencefelt, og tilføj kundens PO-nummer, hvis du har fået et.
• Hvilken rate eller periode fakturaen dækker, for eksempel “Rate 2 af 4” eller “Arbejde til og med 31. oktober”.
• Udført arbejde, fase for fase, i samme rækkefølge og med samme formulering som i kontrakten eller tilbuddet.
• Ændringsordrer på hver sin linje med nummer, så de kan sammenholdes med den underskrevne ordre.
• Udlæg, for eksempel tilladelser, containere og ingeniørarbejde. Skriv “uden tillæg”, hvis du ikke lægger avance på.
• Dit entreprenørlicensnummer, hvis din delstat kræver det på fakturaer eller kontrakter. Skriv det i noterne.
• Betalingsvilkår og bilag, for eksempel erklæring om afkald på pant, godkendelse ved besigtigelse eller fotos.

Løbende fakturering og værdifordeling forklaret enkelt

På større opgaver venter du ikke med betalingen, til alt er færdigt. Du fakturerer undervejs. Det kaldes løbende fakturering.

En værdifordeling er den liste, du aftaler med kunden fra start: kontraktsummen delt op i dele (jordarbejde $12,000, fundament $18,900, råhus $22,400 og så videre). Hver måned eller ved hver milepæl fakturerer du den del af hver post, du har færdiggjort. Erhvervsbyggeri bruger ofte AIA G702- og G703-formularerne til dette. Herfra kommer udtrykket “AIA-lignende fakturering”.

Duebolt laver fakturaer med linjeposter, ikke betalingsanmodninger. Det holder ikke styr på procenter fra måned til måned. Til boligbyggeri og mindre erhvervsopgaver er det ofte nok. Skriv hver fase som en linje, angiv procenten i beskrivelsen (“Råhus, 60% færdigt”), og sæt beløbet for perioden som pris. Hold din løbende værdifordeling i et regneark ved siden af.

Tilbageholdt betaling, depositum og erklæring om afkald på pant

Tilbageholdt betaling (også kaldet retention) er penge, kunden holder tilbage fra hver betaling, ofte 5–10%, og udbetaler, når arbejdet er færdigt og mangellisten er klaret. Det beskytter bygherren, hvis du forlader opgaven før tid. Nogle delstater begrænser beløbet, så læs kontrakten og reglerne for rettidig betaling i din delstat.

Duebolt har ikke et særskilt felt til tilbageholdt betaling. Fakturér periodens arbejde til fuld værdi, og skriv i noterne, hvor meget der tilbageholdes, og hvad nettobeløbet bliver. For eksempel: “Fratrukket 10% tilbageholdt betaling $2,289; netto til betaling $20,601”. Når arbejdet er færdigt, sender du en faktura med titlen “Udbetaling af tilbageholdt betaling” på det samlede tilbageholdte beløb.

Erklæringer om afkald på pant er korte formularer, hvor du bekræfter, at du er blevet betalt (eller bliver det, når checken er indløst) og giver afkald på pantrettigheder for beløbet. Mange långivere udbetaler ikke en rate uden en sådan erklæring. Send en betinget erklæring med fakturaen og en ubetinget, når pengene er modtaget.

Typiske linjeposter på byggefakturaer

For mindre entreprenører og renoveringsfirmaer dækker disse poster de fleste fakturaer:

• Opstart og indretning af byggeplads: $2,500–$5,000
• Nedrivning og bortkørsel: efter opgavens omfang, ofte $4,000–$9,000 for en tilbygning
• Udgravning og fundamentsåler: efter opgavens omfang
• Tømrerarbejde, råhus: $8–$15 pr. sq ft gulvareal
• El- eller VVS-installationer (underentreprise): underentreprenørens pris plus din avance
• Opsætning og færdiggørelse af gipsplader: $2.50–$4.00 pr. sq ft
• Container, 20-yard: $550–$750 pr. tømning
• Mobilt toilet: $150–$200 pr. måned
• Tilladelses- og besigtigelsesgebyrer: uden tillæg
• Projektledelse: $1,500–$2,500 pr. uge
• Ændringsordrer: én linje hver med ordrenummer