Gratis fakturaskabelon til Word (.docx)

Derfor vælger mange en faktura i Word

Word er et program, de fleste allerede har, og en .docx-fil føles tryg: Du kan åbne den igen om flere år, ændre teksten og vedhæfte den til en e-mail uden særlige programmer. Nogle kunder beder også om en redigerbar kopi, så deres kontor kan arkivere den eller overføre oplysningerne til deres eget system.

Ulempen er, at en tom Word-skabelon kun er en side med en tabel. Word lægger ikke linjerne sammen, beregner ikke skatten og holder ikke styr på det næste fakturanummer. Det hele skal skrives ind manuelt, og en fejl i totalen kan forsinke betalingen.

Derfor starter du her i stedet. Udfyld fakturaen online, hvor beregninger og nummerering klares for dig, og hent først derefter Word-filen. Så får du en færdig faktura, som stadig kan redigeres.

Sådan henter du Word-filen

1. Udfyld dine virksomhedsoplysninger øverst. De gemmes på denne enhed, så du næste gang kun skal tilføje kunden og fakturalinjerne.
2. Tilføj kunden og det, du fakturerer for. Antal, skat og total opdateres, mens du skriver.
3. Vælg en skabelon og en farve, og tilføj dit logo, hvis du har et.
4. Tryk på knappen for at afslutte. På næste skærm ser du Download PDF, Del PDF og Udskriv, og nedenunder Også som Word · Excel.
5. Tryk på Word. En .docx-fil hentes med dit logo, tekster på dokumentets sprog og Letter-format i USA og Canada eller A4 andre steder.

Det er gratis at hente filen. Der er intet vandmærke, og du behøver ikke oprette en konto.

Rediger fakturaen i Word

Filen åbnes i Word som almindelig tekst og tabeller, så du kan ændre det hele. Her er et par tips, der sparer tid:

• Ret teksten, ikke layoutet. Fakturaen er bygget af enkle tabeller med skjulte kanter. Klik i et felt og skriv. Undgå at trække i kolonnekanterne, ellers kan beløbene blive delt over to linjer.
• Vis tabelgitteret (Tabel-layout, derefter Vis gitterlinjer), hvis du er i tvivl om, hvor et felt slutter og det næste begynder.
• Ret også totalen, hvis du ændrer en pris. Word genberegner ikke. Hvis beløbet skal være anderledes, er det som regel hurtigere at rette fakturaen her og hente en ny .docx-fil.
• Gem som PDF, før du sender (Filer, Gem som, PDF). En PDF ser ens ud på alle telefoner og kan ikke redigeres ved et uheld.
• Brug et unikt fakturanummer. Hvis du kopierer filen til en ny kunde, skal du først ændre nummer og dato.

Det skal fakturaen indeholde, når den kan redigeres

Når en fil kan ændres, er det især vigtigt, at oplysningerne om aftalen er tydelige. Tjek dette, før du sender:

• Et unikt fakturanummer og udstedelsesdato. Duebolt tæller numrene op for dig (INV-0058, INV-0059…).
• Virksomhedens navn, kontaktoplysninger og skattenummer, hvis du har et. I Canada er det dit GST/HST-nummer.
• Kundens navn og, hvis kunden er en virksomhed, adressen.
• Hver opgave på sin egen linje med antal og pris, så kunden kan se, hvad et samlet beløb dækker.
• Skatten vist separat, med navn og sats.
• Forfaldsdato og betalingsmåde, for eksempel Interac e-Transfer eller bankoplysninger.

Se hele tjeklisten i guiden sådan laver du en faktura.

Word-fil eller online fakturagenerator?

Hvis du altid sender en PDF, behøver du slet ikke Word-filen. Den er nyttig, når du eller kunden har brug for en kopi, der kan ændres.