Gratis fakturaskabelon til Google Docs

Derfor gemmer mange fakturaer i Google Docs

Google Docs er gratis, virker i alle browsere og gemmer filerne i Google Drev. Hvis du allerede har kundeaftaler, kontrakter og prislister der, er det praktisk at gemme fakturaerne samme sted, dele en kopi med en samarbejdspartner eller åbne den på telefonen mellem opgaver.

Udfordringen er den samme som med alle dokumentskabeloner: Docs er et tekstbehandlingsprogram. Det lægger ikke linjer sammen, beregner ikke skat og ved ikke, at sidste måneds faktura havde nummer 22. Når man kopierer en gammel faktura og retter den, ender man let med at sende to fakturaer med samme nummer.

Lav derfor beregningerne her først, og flyt så den færdige faktura til Docs. Du får fordelene ved Drev uden at regne i hånden.

Sådan åbner du fakturaen i Google Docs

Der er ingen direkte knap til at åbne fakturaen i Google Docs. Du henter en Word-fil, som Google Drev kan åbne. Første gang tager det cirka et minut:

1. Udfyld fakturaen ovenfor, og afslut den.
2. På skærmen, der vises bagefter, skal du under Også som Word · Excel trykke på Word. En .docx-fil hentes.
3. Gå til Google Drev, tryk på Ny, derefter Upload fil, og vælg .docx-filen.
4. Højreklik på den uploadede fil, vælg Åbn med og derefter Google Docs.
5. Hvis du vil konvertere den til et Google-dokument, skal du vælge Filer og derefter Gem som Google Docs. Drev beholder også den oprindelige .docx-fil.

På telefonen bruger du Google Drev-appen: Tryk på plusknappen, vælg Upload, åbn filen, og vælg Google Docs.

Rediger i Docs uden at ødelægge layoutet

Fakturaen består af enkle tabeller, som Docs håndterer fint. Afstanden kan ændre sig lidt ved konverteringen, så tjek følgende:

• Skrifttyper. Filen bruger Arial, som findes i Docs, så teksten bør se ens ud.
• Kolonnebredder. Hvis en lang beskrivelse skubber prisen ned på en ny linje, skal du forkorte teksten i stedet for at trække i kolonnen.
• Tallene opdateres ikke. Docs genberegner ikke totalen, hvis du ændrer en pris. Ret fakturaen her, og upload en ny kopi.
• Deling. Hvis du vil sende den, skal du vælge Filer, derefter Download og så PDF-dokument. Hvis du deler et Docs-link, kan kunden se senere ændringer, hvilket sjældent er ønskeligt for en faktura.

Det forventer kunden at se

Privatkunder, som forældrene i eksemplet ovenfor, vil især vide tre ting: Hvad betaler de for, hvad koster det, og hvordan betaler de? Gør det tydeligt:

• Beskriv arbejdet og perioden, for eksempel »Lektiehjælp i SAT-matematik, oktober«. En liste over datoer i noterne kan være nyttig, hvis kunden skal indberette udgiften.
• Vis timeprisen og antallet af sessioner, ikke kun totalen.
• Skriv betalingsfristen. En uge er almindeligt ved månedlige undervisningsforløb.
• Angiv en betalingsmåde, kunden bruger, som Zelle eller Venmo, og skriv betalingsnavnet tydeligt.
• Giv hver faktura et nummer, også til private kunder. Det gør det lettere at holde styr på regnskabet ved skattetid.

Hvis det er nyt for dig, gennemgår guiden sådan laver du en faktura hvert felt.