Gratis fakturaskabelon til Google Sheets

Derfor bruger nogle Google Sheets til fakturaer

Google Sheets er gratis, virker på alle computere og telefoner og gemmer filerne i Drev. Et rengøringsfirma med to eller tre medarbejdere kan dele en fakturamappe, så alle kan se, hvad der er faktureret, uden at sende filer frem og tilbage.

Et regneark beregner også beløbene, hvilket er den store fordel sammenlignet med et dokument. Ulempen er alt det, regnearket ikke ved: Hvilket nummer kommer nu, hvem er dine kunder, og er sidste måneds faktura betalt? Det skal stadig håndteres manuelt i Sheets.

Hvis du først laver fakturaen her, får du automatisk nummerering og korrekt VAT, og filen har stadig fungerende formler, når du åbner den i Sheets.

Sådan åbner du fakturaen i Google Sheets

Der er ingen knap, som sender fakturaen direkte til Sheets. Du henter Excel-filen og åbner den fra Drev:

1. Udfyld fakturaen ovenfor, og afslut den.
2. På skærmen bagefter skal du under Også som Word · Excel trykke på Excel for at hente .xlsx-filen.
3. I Google Drev skal du vælge Ny, derefter Upload fil og så vælge filen.
4. Højreklik på filen, vælg Åbn med og derefter Google Sheets.
5. Vælg Filer og derefter Gem som Google Sheets, hvis du vil have en almindelig Sheets-kopi, du frit kan dele og redigere.

Vælg derefter Filer, Download, PDF for at hente en kopi til kunden.

Formlerne, og sådan tilføjer du en linje

Kolonne D indeholder beløbene. Hver linje er Antal × Pris (for eksempel =B14*C14), subtotalen er en SUM af fakturalinjerne, VAT beregnes som (subtotal − rabat) × 20% og afrundes til nærmeste penny, og totalen er subtotal − rabat + VAT. Priserne vises med valutakoden, for eksempel 280.00 GBP.

SUM-formlen dækker et fast antal rækker, så en linje, du skriver under den sidste, ikke tælles med i totalen. Sådan tilføjer du en række korrekt:

1. Højreklik på rækkenummeret for en linje, der ikke er den sidste, og vælg Indsæt 1 række ovenfor.
2. Markér Beløb-feltet i rækken ovenover, kopiér det, og indsæt det i den nye række. Sheets tilpasser rækkenumrene i formlen.
3. Udfyld beskrivelse, antal og pris.
4. Klik på Subtotal, og tjek, at området i formellinjen omfatter den nye linje.

Hvis du opkræver en anden VAT-sats, skal du ændre tallet i VAT-formlen. Hvis fakturaen har flere satser, er skattefelterne faste beløb, så lav fakturaen her igen, hvis linjerne ændres.

Det tjekker erhvervskunden

Ejendomsmæglere, kontorer og ejendomsadministratorer betaler gennem en økonomiafdeling. Mangler en faktura en oplysning, kan den havne nederst i bunken. Hvis du er VAT-registreret i UK, skal en fuld VAT-faktura som regel indeholde:

• Et unikt fakturanummer og datoen.
• Virksomhedens navn og adresse samt dit VAT-registreringsnummer.
• Kundens navn og adresse.
• En beskrivelse af hver ydelse, prisen uden VAT, VAT-satsen og VAT-beløbet.
• Totalen, inklusive VAT.

Det hjælper også at angive ejendommens eller opgavens reference, som i eksemplet, så kunden kan matche fakturaen med arbejdsordren. Ikke VAT-registreret? Udelad VAT-nummeret, og sæt satsen til 0.