Kostenlose Rechnungsvorlage für Google Sheets

Rechnungen mit Google Sheets erstellen

Google Sheets ist kostenlos, funktioniert auf jedem Computer und Handy und speichert Dateien in Drive. Ein Reinigungsbetrieb mit zwei oder drei Personen kann einen gemeinsamen Rechnungsordner verwenden. So sieht jeder, was berechnet wurde, ohne Dateien hin- und herzuschicken.

Eine Tabelle rechnet selbst, das ist ihr großer Vorteil gegenüber einem Dokument. Was sie nicht weiß: welche Rechnungsnummer als Nächstes kommt, welche Kunden du hast und ob die Rechnung vom letzten Monat bezahlt ist. Das musst du in Sheets selbst verwalten.

Wenn du die Rechnung zuerst hier erstellst, erhältst du eine automatische Nummerierung und korrekte VAT. Die Datei in Sheets enthält weiterhin funktionierende Formeln für spätere Änderungen.

Rechnung in Google Sheets öffnen

Es gibt keine Schaltfläche, die die Rechnung direkt an Sheets sendet. Lade die Excel-Datei herunter und öffne sie über Drive:

1. Fülle die Rechnung oben aus und stelle sie fertig.
2. Tippe auf der Fertig-Seite unter Auch als Word · Excel auf Excel, um die .xlsx-Datei herunterzuladen.
3. Wähle in Google Drive Neu, dann Datei hochladen, und wähle die Datei aus.
4. Klicke mit der rechten Maustaste auf die Datei und wähle Öffnen mit, dann Google Sheets.
5. Wähle Datei, dann Als Google Sheets speichern, wenn du eine native Sheets-Kopie zum Teilen und Bearbeiten möchtest.

Danach erhältst du über Datei, Herunterladen, PDF eine Kopie für den Kunden.

Formeln und neue Positionen

Spalte D enthält die Beträge. Jede Position ist Anzahl × Preis (zum Beispiel =B14*C14), die Zwischensumme addiert die Positionszeilen mit SUM, VAT ist (Zwischensumme − Rabatt) × 20 %, auf einen Penny gerundet, und der Gesamtbetrag ist Zwischensumme − Rabatt + VAT. Preise zeigen den Währungscode, etwa 280.00 GBP.

SUM umfasst einen festen Zeilenbereich. Eine Position unter der letzten Zeile wird nicht in die Summe aufgenommen. So fügst du eine Zeile richtig ein:

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf die Nummer einer Zeile, die nicht die letzte Position enthält, und wähle Eine Zeile darüber einfügen.
2. Wähle die Betragszelle der Zeile darüber aus, kopiere sie und füge sie in die neue Zeile ein. Sheets passt die Zeilennummern in der Formel an.
3. Trage Beschreibung, Menge und Preis ein.
4. Klicke auf die Zwischensumme und prüfe in der Bearbeitungsleiste, ob der Bereich die neue Position umfasst.

Bei einem anderen VAT-Satz änderst du die Zahl in der VAT-Formel. Wenn eine Rechnung mehrere Sätze enthält, sind die Steuerzellen feste Beträge. Bei Änderungen an den Positionen solltest du die Rechnung deshalb hier neu erstellen.

Angaben, die Geschäftskunden prüfen

Hausverwaltungen, Büros und Immobilienverwalter lassen Rechnungen von der Buchhaltung bezahlen. Fehlt eine Angabe, landet die Rechnung leicht unten im Stapel. Wenn du im Vereinigten Königreich VAT-registriert bist, braucht eine vollständige VAT-Rechnung normalerweise:

• Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Datum.
• Name und Anschrift deines Unternehmens sowie deine VAT-Registrierungsnummer.
• Name und Anschrift des Kunden.
• Beschreibung jeder Leistung, Preis ohne VAT, VAT-Satz und VAT-Betrag.
• Gesamtbetrag einschließlich VAT.

Gib auch die Objekt- oder Auftragsreferenz an, wie im Beispiel. So kann das Team die Rechnung dem Arbeitsauftrag zuordnen. Nicht VAT-registriert? Lass die VAT-Nummer weg und setze den Satz auf 0.