Modèle de facture Google Sheets gratuit

Pourquoi utiliser Google Sheets pour ses factures ?

Google Sheets est gratuit, fonctionne sur ordinateur comme sur téléphone et conserve les fichiers dans Drive. Une entreprise de nettoyage de deux ou trois personnes peut partager un dossier de factures, afin que chacun consulte les prestations facturées sans s’échanger des fichiers.

Un tableur fait aussi les calculs, son principal avantage par rapport à un document. En revanche, il ne sait pas quel numéro vient ensuite, quels sont vos clients ni si la facture du mois dernier a été payée. Dans Sheets, tout cela reste manuel.

En créant d’abord la facture ici, vous profitez de la numérotation automatique et d’un calcul correct de la VAT. Le fichier ouvert dans Sheets conserve ses formules pour les modifications ultérieures.

Ouvrir une facture dans Google Sheets

Aucun bouton n’envoie directement la facture dans Sheets. Téléchargez le fichier Excel, puis ouvrez-le avec Drive :

1. Remplissez et finalisez la facture ci-dessus.
2. Sur l’écran de confirmation, sous Also as Word · Excel, touchez Excel pour télécharger le fichier .xlsx.
3. Dans Google Drive, choisissez New, puis File upload, et sélectionnez le fichier.
4. Faites un clic droit sur le fichier et choisissez Open with, puis Google Sheets.
5. Choisissez File, puis Save as Google Sheets pour créer une copie Sheets native, que vous pourrez partager et modifier librement.

Ensuite, File, Download, PDF vous permet de télécharger une copie à envoyer au client.

Les formules et l’ajout d’une ligne

La colonne D contient les montants. Chaque ligne correspond à Qty × Price (par exemple =B14*C14), le sous-total utilise SUM sur les lignes de prestations, la VAT correspond à (sous-total − remise) × 20 %, arrondi au penny, et le total correspond au sous-total − remise + VAT. Les prix affichent le code de devise, par exemple 280.00 GBP.

La formule SUM couvre une plage fixe. Une ligne saisie sous la dernière prestation ne sera donc pas comprise dans le total. Pour en ajouter une correctement :

1. Faites un clic droit sur le numéro d’une ligne qui n’est pas la dernière et choisissez Insert 1 row above.
2. Sélectionnez la cellule Amount de la ligne précédente, copiez-la et collez-la dans la nouvelle ligne. Sheets adapte les numéros des cellules dans la formule.
3. Renseignez la description, la quantité et le prix.
4. Cliquez sur le sous-total et vérifiez dans la barre de formule que la plage inclut la nouvelle ligne.

Si vous appliquez un autre taux de VAT, modifiez le nombre dans la formule VAT. Si la facture contient plusieurs taux, les cellules de taxe affichent des montants fixes. Recréez alors la facture ici si les lignes changent.

Les informations vérifiées par un client professionnel

Les agences immobilières, bureaux et gestionnaires d’immeubles règlent leurs factures par l’intermédiaire du service comptable. Une information manquante peut reléguer votre facture en bas de la pile. Si vous êtes assujetti à la VAT au Royaume-Uni, une facture VAT complète doit généralement comporter :

• Un numéro de facture unique et la date.
• Le nom et l’adresse de votre entreprise, ainsi que votre numéro d’immatriculation VAT.
• Le nom et l’adresse du client.
• La description de chaque prestation, son prix hors VAT, le taux de VAT et le montant correspondant.
• Le total TTC.

Indiquez aussi la référence du bien ou de l’intervention, comme dans l’exemple, pour que l’équipe puisse la rapprocher d’un ordre de travail. Vous n’êtes pas assujetti à la VAT ? N’indiquez pas de numéro VAT et choisissez un taux de 0.