Plantilla de factura para Google Sheets

Por qué usar Google Sheets para tus facturas

Google Sheets es gratis, funciona en cualquier ordenador o teléfono y guarda todos los archivos en Drive. Una empresa de limpieza con dos o tres personas puede compartir una carpeta de facturas para que cualquiera consulte lo cobrado sin tener que enviarse archivos.

Una hoja de cálculo también hace las cuentas, su gran ventaja frente a un documento. Su desventaja es todo lo que no sabe: qué número toca, qué clientes tienes o si pagaron la factura del mes pasado. En Sheets tendrás que llevar esos datos a mano.

Si primero creas la factura aquí, tendrás numeración automática y el VAT correcto. El archivo que abras en Sheets seguirá teniendo fórmulas para hacer cambios después.

Cómo abrir la factura en Google Sheets

No hay un botón para enviar la factura directamente a Sheets. Descarga el archivo de Excel y ábrelo en Drive:

1. Rellena y termina la factura de arriba.
2. En la pantalla de confirmación, pulsa Excel debajo de También en Word · Excel para descargar el .xlsx.
3. En Google Drive, elige Nuevo, después Subir archivo y selecciona el archivo.
4. Haz clic derecho y elige Abrir con y después Google Sheets.
5. Elige Archivo y después Guardar como Hojas de cálculo de Google si quieres una copia nativa de Sheets que puedas compartir y editar libremente.

A partir de entonces, usa Archivo, Descargar, PDF para guardar una copia y enviársela al cliente.

Las fórmulas y cómo añadir una línea

La columna D contiene los importes. Cada línea es cantidad × precio, por ejemplo =B14*C14; el subtotal suma las filas de artículos; el VAT es (subtotal − descuento) × 20%, redondeado al penique; y el total es subtotal − descuento + VAT. Los precios muestran el código de moneda, por ejemplo 280.00 GBP.

La fórmula SUM cubre un bloque fijo de filas, así que una línea escrita después del último artículo no se incluirá en el total. Para añadirla correctamente:

1. Haz clic derecho en el número de una fila que no sea la última y elige Insertar 1 fila encima.
2. Selecciona la celda Importe de la fila anterior, cópiala y pégala en la fila nueva. Sheets actualizará los números de fila de la fórmula.
3. Completa la descripción, la cantidad y el precio.
4. Haz clic en Subtotal y comprueba en la barra de fórmulas que el rango incluye la línea nueva.

Si cobras otro porcentaje de VAT, edita el número dentro de la fórmula. Si la factura combina varios porcentajes, las celdas de impuestos contienen importes fijos. Si cambian las líneas, vuelve a crear la factura aquí.

Datos que revisará un cliente empresa

Las agencias inmobiliarias, oficinas y empresas de gestión de propiedades pagan a través de un departamento de contabilidad. Si falta un dato en la factura, puede quedar al final de la cola. Si tienes registro de VAT en el Reino Unido, una factura completa con VAT suele incluir:

• Un número de factura único y la fecha.
• El nombre y la dirección de tu negocio, y tu número de registro de VAT.
• El nombre y la dirección del cliente.
• La descripción de cada servicio, el precio sin VAT, el porcentaje y el importe del VAT.
• El total, con VAT incluido.

También conviene indicar la referencia del inmueble o del trabajo, como en el ejemplo, para que el equipo pueda relacionarla con una orden de trabajo. ¿No tienes registro de VAT? Omite ese número y fija el porcentaje en 0.