Modelo de fatura grátis para Google Sheets

Porque usar o Google Sheets para faturas

O Google Sheets é grátis, funciona em qualquer computador ou telemóvel e guarda todos os ficheiros no Drive. Uma empresa de limpezas com duas ou três pessoas pode partilhar uma pasta de faturas, para que qualquer pessoa consulte o que foi faturado sem trocar ficheiros.

Uma folha de cálculo também faz contas, a grande vantagem em relação a um documento. A desvantagem é tudo aquilo que não sabe: qual é o próximo número, que clientes tem e se a fatura do mês passado foi paga. No Sheets, isso continua a ser manual.

Ao criar primeiro a fatura aqui, tem numeração automática e o VAT correto. O ficheiro aberto no Sheets mantém fórmulas funcionais para alterações posteriores.

Como abrir a fatura no Google Sheets

Não há um botão para enviar a fatura diretamente para o Sheets. Descarregue o ficheiro Excel e abra-o no Drive:

1. Preencha e conclua a fatura acima.
2. No ecrã de conclusão, por baixo de Also as Word · Excel, toque em Excel para descarregar o .xlsx.
3. No Google Drive, escolha New, depois File upload, e selecione o ficheiro.
4. Clique com o botão direito e escolha Open with, depois Google Sheets.
5. Escolha File e depois Save as Google Sheets para criar uma cópia nativa que possa partilhar e editar livremente.

Depois, File, Download, PDF cria uma cópia para enviar ao cliente.

As fórmulas e como adicionar uma linha

A coluna D contém os valores. Cada linha calcula Qty × Price, por exemplo =B14*C14. O subtotal é a soma das linhas de artigos, o VAT corresponde a (Subtotal − Discount) × 20%, arredondado ao penny, e o total é Subtotal − Discount + VAT. Os preços mostram o código da moeda, como 280.00 GBP.

A soma abrange um bloco fixo de linhas, por isso uma linha adicionada por baixo do último artigo não entra no total. Para a adicionar corretamente:

1. Clique com o botão direito no número de uma linha que não seja a última e escolha Insert 1 row above.
2. Selecione a célula Amount da linha acima, copie-a e cole-a na linha nova. O Sheets ajusta os números das linhas na fórmula.
3. Preencha a descrição, a quantidade e o preço.
4. Clique em Subtotal e confirme na barra de fórmulas que o intervalo inclui a linha nova.

Se cobrar outra taxa de VAT, altere o número na fórmula VAT. Se a fatura tiver várias taxas, as células do imposto contêm valores fixos. Nesse caso, volte a criá-la aqui se alterar as linhas.

Dados que um cliente empresarial vai confirmar

Agências imobiliárias, escritórios e gestores de imóveis pagam através do departamento financeiro. Se faltar um dado, a fatura pode ficar no fim da fila. Se estiver registado para VAT no Reino Unido, uma fatura VAT completa costuma precisar de:

• Um número de fatura único e a data.
• O nome e a morada da sua atividade, além do número de registo VAT.
• O nome e a morada do cliente.
• A descrição de cada serviço, o preço sem VAT, a taxa e o valor do VAT.
• O total, com VAT incluído.

Também ajuda indicar a referência do imóvel ou do trabalho, como no exemplo, para a equipa associar a fatura à ordem de serviço. Não está registado para VAT? Omita o número e defina a taxa como 0.