Gratis fakturamall för Google Sheets

Därför passar Google Sheets för fakturor

Google Sheets är gratis, fungerar på dator och mobil och sparar alla filer på Drive. En städfirma med två eller tre personer kan dela en fakturamapp så att alla ser vad som har fakturerats utan att skicka filer fram och tillbaka.

Ett kalkylblad räknar också, vilket är den stora fördelen jämfört med ett dokument. Nackdelen är allt kalkylbladet inte känner till: nästa nummer i serien, vilka kunder du har och om förra månadens faktura är betald. Det måste du hålla reda på själv i Sheets.

Skapa fakturan här först så får du automatisk numrering och rätt VAT. Filen du öppnar i Sheets har fortfarande formler som fungerar om du vill ändra något senare.

Så öppnar du fakturan i Google Sheets

Det finns ingen knapp som skickar fakturan direkt till Sheets. Du laddar ner Excel-filen och öppnar den via Drive:

1. Fyll i och slutför fakturan ovan.
2. På bekräftelsesidan trycker du på Excel under Även som Word · Excel för att ladda ner .xlsx-filen.
3. Öppna Google Drive, välj Ny, sedan Ladda upp fil och välj filen.
4. Högerklicka på den och välj Öppna med, sedan Google Sheets.
5. Välj Arkiv och sedan Spara som Google Sheets om du vill ha en vanlig Sheets-kopia som du kan dela och redigera.

Sedan kan du välja Arkiv, Ladda ned, PDF för att skapa en kopia att skicka till kunden.

Formlerna och hur du lägger till en rad

Kolumn D innehåller beloppen. Varje rad är Antal × pris, till exempel =B14*C14. Delsumman är en SUM-formel för raderna, VAT är (delsumma − rabatt) × 20 %, avrundat till penny, och totalen är delsumma − rabatt + VAT. Priserna visar valutakoden, till exempel 280.00 GBP.

SUM-formeln omfattar ett fast antal rader, så en rad under den sista fakturaraden räknas inte med. Lägg till en rad så här:

1. Högerklicka på radnumret för en rad som inte är sist och välj Infoga 1 rad ovanför.
2. Markera beloppscellen på raden ovanför, kopiera och klistra in den på den nya raden. Sheets justerar radnumren i formeln.
3. Fyll i beskrivning, antal och pris.
4. Klicka på delsumman och kontrollera att området i formelfältet omfattar den nya raden.

Om du använder en annan VAT-sats ändrar du siffran i VAT-formeln. Om fakturan har flera skattesatser är skattecellerna fasta belopp. Skapa då om fakturan här om raderna ändras.

Uppgifter företagskunden kontrollerar

Fastighetsförvaltare, kontor och fastighetsägare betalar via ekonomiavdelningen. Om en uppgift saknas hamnar fakturan lätt längst ner i högen. Är du VAT-registrerad i Storbritannien behöver en fullständig VAT-faktura vanligtvis innehålla:

• Unikt fakturanummer och datum.
• Företagsnamn och adress samt ditt VAT-registreringsnummer.
• Kundens namn och adress.
• Beskrivning av varje tjänst, pris exklusive VAT, VAT-sats och VAT-belopp.
• Totalsumma inklusive VAT.

Ange gärna fastighetens eller jobbets referens, som i exemplet, så att kunden kan koppla fakturan till en arbetsorder. Inte VAT-registrerad? Utelämna VAT-numret och ange skattesatsen 0.