Modello di fattura per Google Sheets

Perché usare Google Sheets per le fatture

Google Sheets è gratuito, funziona su qualsiasi computer o telefono e conserva i file su Drive. Un'impresa di pulizie con due o tre persone può condividere una cartella di fatture, così ognuno può controllare gli importi senza scambiarsi file.

Il foglio di calcolo fa anche i conti, un grande vantaggio rispetto a un documento. Però non sa quale numero viene dopo, quali clienti hai o se la fattura del mese scorso è stata pagata. In Sheets devi gestire queste cose a mano.

Creando prima la fattura qui, ottieni numerazione automatica e VAT corretta. Il file che apri in Sheets mantiene formule funzionanti per le modifiche successive.

Come aprire la fattura in Google Sheets

Non c'è un pulsante per inviare la fattura direttamente a Sheets. Scarica il file Excel e aprilo da Drive:

1. Compila e completa la fattura qui sopra.
2. Nella schermata di conferma, sotto Anche in Word · Excel, tocca Excel per scaricare il file .xlsx.
3. In Google Drive, scegli Nuovo, poi Caricamento di file e seleziona il file.
4. Fai clic con il tasto destro e scegli Apri con, poi Google Sheets.
5. Se vuoi una copia nativa di Sheets da condividere e modificare liberamente, scegli File, poi Salva come Fogli Google.

Da quel momento, con File, Scarica, PDF ottieni una copia da inviare al cliente.

Le formule e come aggiungere una voce

La colonna D contiene gli importi. Ogni voce è Quantità × Prezzo (per esempio =B14*C14), l'imponibile somma le righe delle voci, la VAT è (Imponibile − Sconto) × 20%, arrotondata al penny, e il totale è Imponibile − Sconto + VAT. I prezzi mostrano il codice della valuta, per esempio 280.00 GBP.

La formula SUM copre un gruppo fisso di righe, quindi una voce inserita sotto l'ultima non verrà inclusa nel totale. Per aggiungerla correttamente:

1. Fai clic con il tasto destro sul numero di una riga che non sia l'ultima e scegli Inserisci 1 riga sopra.
2. Seleziona la cella Importo della riga superiore, copiala e incollala nella nuova riga. Sheets aggiorna i numeri di riga nella formula.
3. Inserisci descrizione, quantità e prezzo.
4. Fai clic su Imponibile e controlla che l'intervallo nella barra della formula includa la nuova voce.

Se applichi un'altra aliquota VAT, modifica il numero nella formula VAT. Se nella stessa fattura usi più aliquote, le celle delle imposte contengono importi fissi: se cambi le voci, ricrea la fattura qui.

Dati che controllerà un cliente aziendale

Agenti immobiliari, uffici e amministratori di immobili pagano tramite l'ufficio contabilità. Una fattura a cui manca un dato spesso finisce in fondo alla pila. Se nel Regno Unito sei registrato ai fini VAT, una fattura VAT completa di solito deve includere:

• Un numero di fattura univoco e la data.
• Nome e indirizzo dell'attività e il numero di registrazione VAT.
• Nome e indirizzo del cliente.
• La descrizione di ogni servizio, il prezzo al netto della VAT, l'aliquota e l'importo VAT.
• Il totale, IVA inclusa.

È utile indicare anche l'immobile o il riferimento del lavoro, come nell'esempio, così il team può abbinarlo all'ordine di lavoro. Non sei registrato ai fini VAT? Non inserire il numero VAT e imposta l'aliquota a 0.