Modello di fattura per Google Docs

Perché conservare le fatture in Google Docs

Google Docs è gratuito, funziona in qualsiasi browser e salva tutto su Google Drive. Se conservi già lì note sui clienti, contratti e listini, puoi tenere le fatture insieme agli altri documenti, condividerne una copia con un collaboratore o aprirla sul telefono tra un lavoro e l'altro.

Il limite è quello di qualsiasi modello: Docs è un programma di videoscrittura. Non somma le voci, non applica le imposte e non sa che la fattura del mese scorso aveva il numero 22. Copiare una vecchia fattura e modificarla porta spesso a inviarne due con lo stesso numero.

Fai qui i calcoli e poi trasferisci la fattura completa in Docs. Avrai la comodità di Drive senza dover fare i conti a mano.

Come aprire la fattura in Google Docs

Non c'è un pulsante diretto «Apri in Google Docs». Scarica un file Word, poi aprilo da Google Drive. La prima volta ci vuole circa un minuto:

1. Compila la fattura qui sopra e completala.
2. Nella schermata di conferma, sotto Anche in Word · Excel, tocca Word. Verrà scaricato un file .docx.
3. Apri Google Drive, tocca Nuovo, poi Caricamento di file e seleziona il .docx.
4. Fai clic con il tasto destro sul file caricato e scegli Apri con, poi Google Docs.
5. Per convertirlo in un documento Google, scegli File, poi Salva come documento Google. Drive conserva anche il file .docx originale.

Sul telefono usa l'app Google Drive: tocca il pulsante più, Carica, poi apri il file e seleziona Google Docs.

Modificare la fattura in Docs senza rovinare l'impaginazione

La fattura è composta da semplici tabelle, che Docs gestisce bene. Durante la conversione la spaziatura può cambiare leggermente, quindi controlla questi punti:

• Caratteri. Il file usa Arial, disponibile in Docs, quindi il testo dovrebbe apparire uguale.
• Larghezza delle colonne. Se una descrizione lunga manda il prezzo a capo, accorciala invece di trascinare la colonna.
• I numeri non si aggiornano. Docs non ricalcola il totale se modifichi un prezzo. Aggiorna la fattura qui e carica una nuova copia.
• Condivisione. Per inviarla, scegli File, poi Scarica e Documento PDF. Se condividi un link a Docs, il cliente può vedere le modifiche successive, cosa che di solito non vuoi per una fattura.

Cosa si aspetta di trovare il cliente

I clienti privati, come i genitori dell'esempio, vogliono soprattutto sapere tre cose: per cosa pagano, quanto devono e come pagare. Rendile chiare:

• Indica il lavoro e il periodo, per esempio «Ripetizioni di matematica SAT, ottobre». Una lista di date nelle note è utile se il cliente deve documentare la spesa.
• Mostra la tariffa e il numero di lezioni, non solo il totale.
• Indica la scadenza del pagamento. Per le lezioni mensili è comune una settimana.
• Specifica il metodo di pagamento usato dal cliente, come Zelle o Venmo, e scrivi correttamente il nome utente.
• Assegna un numero a ogni fattura, anche per i clienti che conosci. Ti aiuta a tenere in ordine i conti quando fai la dichiarazione dei redditi.

Se è la tua prima fattura, la guida come fare una fattura spiega ogni campo.