Kostenlose Rechnungsvorlage für Google Docs

Rechnungen in Google Docs aufbewahren

Google Docs ist kostenlos, läuft in jedem Browser und speichert Dateien in Google Drive. Wenn du dort bereits Kundennotizen, Verträge und Preislisten ablegst, kannst du deine Rechnungen gleich daneben speichern, mit einer Partnerin oder einem Partner teilen oder zwischen Aufträgen am Handy öffnen.

Der Haken ist derselbe wie bei jeder Dokumentvorlage: Docs ist ein Textprogramm. Es addiert keine Positionen, berechnet keine Steuer und weiß nicht, dass die Rechnung vom letzten Monat die Nummer 22 hatte. Wer eine alte Rechnung kopiert und ändert, verschickt schnell zwei Rechnungen mit derselben Nummer.

Erledige die Berechnungen deshalb zuerst hier und übertrage dann die fertige Rechnung nach Docs. So nutzt du Drive bequem, ohne selbst rechnen zu müssen.

Rechnung in Google Docs öffnen

Eine Schaltfläche zum direkten Öffnen in Google Docs gibt es nicht. Lade eine Word-Datei herunter und öffne sie über Google Drive. Beim ersten Mal dauert es etwa eine Minute:

1. Fülle die Rechnung oben aus und stelle sie fertig.
2. Tippe auf der Fertig-Seite unter Auch als Word · Excel auf Word. Die .docx-Datei wird heruntergeladen.
3. Öffne Google Drive, tippe auf Neu, dann auf Datei hochladen, und wähle die .docx-Datei aus.
4. Klicke mit der rechten Maustaste auf die hochgeladene Datei und wähle Öffnen mit, dann Google Docs.
5. Für ein Google-Dokument wählst du Datei, dann Als Google-Dokument speichern. Die ursprüngliche .docx-Datei bleibt in Drive erhalten.

Am Handy geht es in der Google-Drive-App: Tippe auf das Pluszeichen, Hochladen, öffne die Datei und wähle Google Docs.

In Docs bearbeiten, ohne das Layout zu verschieben

Die Rechnung besteht aus einfachen Tabellen, mit denen Docs gut zurechtkommt. Beim Umwandeln kann sich der Abstand etwas ändern. Prüfe daher Folgendes:

• Schriftarten. Die Datei nutzt Arial, das auch Docs kennt. Der Text sollte gleich aussehen.
• Spaltenbreiten. Wenn eine lange Beschreibung den Preis in die nächste Zeile schiebt, kürze lieber den Text, statt die Spalte zu ziehen.
• Zahlen werden nicht aktualisiert. Docs berechnet eine Summe nicht neu, wenn du einen Preis änderst. Ändere die Rechnung hier und lade eine neue Kopie hoch.
• Teilen. Zum Versand wählst du Datei, Herunterladen, dann PDF-Dokument. Über einen Docs-Link sieht der Kunde spätere Änderungen, was bei Rechnungen selten sinnvoll ist.

Was Kunden auf der Rechnung sehen möchten

Privatkunden, wie die Eltern im Beispiel oben, möchten vor allem drei Dinge wissen: Wofür zahlen sie, wie viel kostet es und wie können sie bezahlen? Mach diese Angaben klar erkennbar:

• Leistung und Zeitraum nennen, zum Beispiel „SAT-Mathe-Nachhilfe, Oktober“. Eine Liste der Termine in der Notiz hilft, wenn die Kosten irgendwo eingereicht werden.
• Stundensatz und Anzahl der Termine aufführen, nicht nur den Gesamtbetrag.
• Zahlungsfrist angeben. Bei monatlichem Unterricht ist eine Woche üblich.
• Die tatsächlich verwendete Zahlungsart nennen, etwa Zelle oder Venmo, mit dem genauen Benutzernamen.
• Jede Rechnung nummerieren, auch bei Familienkunden. So bleiben deine Unterlagen zur Steuerzeit übersichtlich.

Wenn du gerade erst anfängst, erklärt unser Ratgeber Rechnung erstellen alle Angaben Schritt für Schritt.