Warum ein PDF weiterhin das sicherste Format ist
Ein PDF sieht auf dem Handy des Kunden, seinem Laptop und seinem Drucker gleich aus. Niemand kann versehentlich den Betrag ändern, es lässt sich ohne Word oder Excel öffnen und die Buchhaltung kann es direkt ablegen. Deshalb erwarten die meisten Kunden eine Rechnung als PDF.
Auch Papierrechnungen sind manchmal praktisch: am Ende eines Auftrags übergeben, in den Briefkasten des Kunden legen oder eine gedruckte Kopie im Fahrzeug aufbewahren. Ein druckbares PDF eignet sich für all das.
Bei einem leeren Formular musst du Summen und Steuern weiterhin selbst berechnen und von Hand eintragen. Füllst du es zuerst hier aus, stimmen die Zahlen schon vor dem Drucken.
Rechnung erstellen und ausdrucken
- Trage deine Firmendaten einmal ein. Sie bleiben auf diesem Gerät gespeichert.
- Füge den Kunden und die ausgeführten Arbeiten hinzu. Häufige Leistungen kannst du mit einem Tipp einfügen.
- Wähle eine Vorlage (Simple, Modern oder Bold) und eine Akzentfarbe.
- Stelle die Rechnung fertig. Auf der Fertig-Seite findest du PDF herunterladen, PDF teilen und Drucken.
- Tippe auf Drucken, um den Drucker auszuwählen, oder auf PDF teilen, um die Datei direkt vom Handy aus per Nachricht oder E-Mail zu versenden.
Eine bearbeitbare Kopie erhältst du über Auch als Word · Excel auf derselben Seite. Das PDF ist kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen.
Drucktipps: Papier, Ränder und Tinte
Letter oder A4
Rechnungen in den USA und Kanada verwenden Letter (8.5 × 11 in). Fast überall sonst gilt A4 (210 × 297 mm), etwas schmaler und höher. Duebolt wählt das passende Format anhand deines Landes. Druckt ein Kunde im Ausland deine Letter-Rechnung auf A4 aus, passt sie trotzdem. Im Druckdialog sollte An Seite anpassen oder Tatsächliche Größe eingestellt sein, nicht ein eigener Zoom.
Ränder
Lass die Druckskalierung auf 100 % oder Tatsächliche Größe. „An Seite anpassen“ kann die Rechnung auf demselben Papierformat etwas verkleinern. Das ist unproblematisch, aber kleine Schrift wird schwerer lesbar. Vermeide randlosen Druck, dabei können die Ränder abgeschnitten werden.
Schwarz-Weiß-Druck
Auf einem Schwarz-Weiß-Drucker wird die Akzentfarbe grau. Simple mit dunkler Akzentfarbe lässt sich am saubersten und mit dem geringsten Tonerverbrauch drucken. Bei Bold werden Farbflächen als kräftiges Grau gedruckt. Wähle es nur, wenn du farbig druckst.
Vor einem größeren Druckauftrag
Drucke eine Kopie aus und prüfe Summen und Zahlungsdaten. Danach kannst du die übrigen Kopien drucken. Bewahre eine Kopie für deine Unterlagen auf.
Was auf einer Papierrechnung stehen muss
Eine Papierrechnung wird getrennt von E-Mails und Nachrichten aufbewahrt und muss deshalb für sich allein verständlich sein:
- Telefonnummer und E-Mail-Adresse gut sichtbar oben, falls der Kunde Fragen hat.
- Rechnungsnummer, damit ein Scheck oder eine Überweisung zugeordnet werden kann.
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum. Bei Aufträgen, die sofort bezahlt werden, ist „Sofort nach Erhalt fällig“ passend.
- Ausgeführte Arbeiten, jeweils in einer eigenen Zeile. Nenne Fahrzeug, Raum oder Adresse, wenn es mehrere gab.
- Zahlungsmöglichkeit, etwa Zelle-Nummer, Postanschrift für Schecks oder Bankdaten.
Zahlt der Kunde direkt vor Ort, gib ihm außerdem oder stattdessen eine Quittung. Mit dem Quittungsgenerator erstellst du sie genauso einfach.
Zuletzt geprüft am 23. Oktober 2026.
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