Kostenlose Proformarechnung erstellen

Was ist eine Proformarechnung?

Eine Proformarechnung ist ein Entwurf der Rechnung, die du nach Abschluss des Verkaufs ausstellst. Sie zeigt dem Käufer genau, was er erhält, welche Mengen und Preise gelten, welche Steuern und Versandkosten anfallen und wie die Zahlung erfolgt. "Pro forma" bedeutet auf Latein "der Form halber".

Sie ist keine Zahlungsaufforderung im buchhalterischen Sinn und gehört nicht in dein Verkaufsjournal. Du verbuchst damit keine Einnahmen und dein Kunde kann damit keine Steuer zurückfordern. Sobald die Ware versendet oder die Dienstleistung erbracht ist, stellst du eine richtige Rechnung aus.

Wann du eine Proformarechnung brauchst

• Anzahlung. Die Finanzabteilung des Käufers benötigt einen Beleg, bevor sie eine Vorauszahlung oder Anzahlung freigibt.
• Import- und Exportpapiere. Käufer nutzen eine Proformarechnung oft, um eine Einfuhrgenehmigung oder ein Akkreditiv zu beantragen oder vor dem Versand den Zollwert zu schätzen. Für die eigentliche Zollabfertigung ist normalerweise die endgültige Handelsrechnung nötig.
• Interne Freigabe. Bei größeren Unternehmen muss einer Bestellung möglicherweise ein Dokument mit Preisen beigefügt werden, bevor sie unterschrieben wird.
• Konditionen abstimmen. Incoterms, Liefertermine und Verpackung lassen sich schriftlich prüfen, bevor etwas hergestellt wird.

Diese Angaben gehören hinein

• Oben die Bezeichnung Proforma invoice (Duebolt druckt sie automatisch) und eine Proformanummer (PRO-0001…).
• Deine Unternehmensdaten und Registrierungsnummern sowie die des Käufers.
• Eine genaue Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Menge, Stückpreis und bei Waren HS- oder HSN-Codes, Gewicht und Ursprungsland, falls der Käufer diese Angaben für den Zoll benötigt.
• Steuer separat ausgewiesen, Gesamtbetrag und Währung.
• Zahlungsdetails und Bedingungen: Höhe der Anzahlung und des Betrags bei Lieferung.
• Lieferbedingungen und Datum, bis zu dem die Preise gelten.

Proformarechnung, Handelsrechnung und Rechnung im Vergleich

Eine Proformarechnung ähnelt eher einem Angebot als einer Rechnung. Ändern sich die Konditionen, schickst du eine neue Proformarechnung.

Proformarechnungen in Indien

In Indien wird häufig nach Proformarechnungen gesucht, weil sie für Lieferanten und Exporteure zum Alltag gehören. Nach GST ist eine Proformarechnung keine Steuerrechnung: Sie wird nicht in deinen GST-Erklärungen gemeldet und der Käufer kann darauf keine Vorsteuer geltend machen.

Zahlt der Käufer auf Grundlage deiner Proformarechnung eine Anzahlung, sehen die GST-Regeln dafür einen receipt voucher vor. Die tax invoice stellst du aus, wenn du die Ware oder Dienstleistung tatsächlich lieferst. Bei Exporten verlangen Käufer im Ausland häufig eine Proformarechnung für ihr Akkreditiv oder die Überweisung. Die Exportrechnung stellst du beim Versand aus. Duebolt unterstützt INR, GSTIN, UPI und Bankdaten für Indien. Für reguläre GST-Rechnungen nutze den Rechnungsgenerator für Indien.