Kostenlose Rechnungsvorlage für Word (.docx)

Warum eine Rechnung in Word gefragt ist

Word haben die meisten bereits auf dem Rechner. Eine .docx-Datei ist vertraut: Du kannst sie auch Jahre später öffnen, jeden Text ändern und per E-Mail verschicken, ohne dass jemand eine besondere App braucht. Manche Kunden möchten außerdem eine bearbeitbare Kopie, um sie im Büro abzulegen oder Angaben ins eigene System zu übernehmen.

Eine leere Word-Vorlage ist allerdings nur eine Seite mit einer Tabelle. Word addiert keine Positionen, berechnet keine Steuer und merkt sich auch nicht, welche Rechnungsnummer als Nächstes kommt. Du tippst alles selbst ein, und ein Fehler in der Summe kann die Zahlung verzögern.

Hier läuft es deshalb andersherum: Du erstellst die Rechnung zuerst hier, wo Beträge und Nummerierung automatisch stimmen, und lädst erst danach die Word-Datei herunter. So erhältst du eine fertige und trotzdem bearbeitbare Rechnung.

So erhältst du die Word-Datei

1. Trage oben deine Firmendaten ein. Sie bleiben auf diesem Gerät gespeichert. Beim nächsten Mal musst du nur noch Kunde und Positionen ergänzen.
2. Füge den Kunden und die berechneten Leistungen hinzu. Menge, Steuer und Gesamtsumme werden laufend aktualisiert.
3. Wähle Vorlage und Farbe aus und füge bei Bedarf dein Logo ein.
4. Tippe auf die Schaltfläche zum Fertigstellen. Auf der nächsten Seite findest du PDF herunterladen, PDF teilen und Drucken sowie darunter Auch als Word · Excel.
5. Tippe auf Word. Die .docx-Datei wird mit deinem Logo und den Bezeichnungen in der Dokumentsprache heruntergeladen. In den USA und Kanada ist das Papierformat Letter, sonst A4.

Der Download ist kostenlos, ohne Wasserzeichen und ohne Benutzerkonto.

Rechnung in Word bearbeiten

Die Datei wird in Word als normaler Text und mit Tabellen geöffnet. Du kannst alles ändern. Diese Tipps sparen Zeit:

• Ändere den Text, nicht das Layout. Die Rechnung besteht aus einfachen Tabellen mit unsichtbaren Rahmen. Klicke in eine Zelle und tippe. Ziehe besser nicht an den Spaltenrändern, sonst können Beträge umbrechen.
• Blende das Tabellengitter ein (Tabellenlayout, dann Gitternetzlinien anzeigen), wenn du die Zellgrenzen nicht erkennst.
• Wenn du einen Preis änderst, passe auch die Summe an. Word rechnet nicht neu. Für einen anderen Betrag ist es meist schneller, die Rechnung hier zu ändern und eine neue .docx-Datei herunterzuladen.
• Speichere die Datei vor dem Versand als PDF (Datei, Speichern unter, PDF). Ein PDF sieht auf jedem Handy gleich aus und lässt sich nicht versehentlich ändern.
• Verwende jede Rechnungsnummer nur einmal. Wenn du die Datei für einen neuen Kunden kopierst, ändere zuerst Nummer und Datum.

Was auf eine später bearbeitete Rechnung gehört

Wenn sich eine Datei ändern lässt, sind die Angaben wichtig, die festhalten, was vereinbart wurde. Prüfe vor dem Versand:

• Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum. Duebolt zählt die Nummern für dich hoch (INV-0058, INV-0059…).
• Firmenname, Kontaktdaten und gegebenenfalls Steuernummer. In Kanada ist das die GST/HST-Nummer.
• Name des Kunden und bei Unternehmen auch die Anschrift.
• Jede Leistung in einer eigenen Zeile, mit Menge und Preis. So ist klar, was ein Pauschalbetrag umfasst.
• Steuer separat ausweisen, samt Name und Steuersatz.
• Fälligkeitsdatum und Zahlungsweg, zum Beispiel Interac e-Transfer oder Bankverbindung.

Die vollständige Checkliste findest du unter Rechnung erstellen.

Word-Datei oder Online-Rechnungsgenerator?

Wenn du immer nur PDFs verschickst, brauchst du die Word-Datei nicht. Sie ist praktisch, wenn du oder dein Kunde eine bearbeitbare Kopie benötigt.