Warum Rechnungen mit Excel schreiben?
Tabellen können etwas, was ein Word-Dokument nicht kann: rechnen. Viele Handwerksbetriebe und kleine Unternehmen führen ihre Preisliste ohnehin in Excel. Mit der Rechnung im selben Programm lassen sich Positionen übernehmen, sortieren oder die Aufträge eines Monats zusammenzählen.
Viele kostenlose Excel-Rechnungsvorlagen sehen entweder gut aus, haben aber keine Formeln, oder enthalten komplizierte Formeln, die beim Einfügen einer Zeile kaputtgehen. Keine kennt deine nächste Rechnungsnummer. Darum musst du dich weiterhin selbst kümmern.
Die hier heruntergeladene Datei ist für die Wiederverwendung gedacht. Die Formeln sind einfach, sichtbar und leicht zu erweitern. Die erste Rechnung ist bereits korrekt ausgefüllt.
Excel-Datei herunterladen
- Trage oben im Editor dein Unternehmen, den Kunden und die Rechnungspositionen ein.
- Lege den Steuersatz fest. In Australien beträgt die GST 10 %. Sobald du deine ABN einträgst und GST berechnest, heißt die Rechnung Tax invoice.
- Stelle die Rechnung fertig. Auf der Fertig-Seite findest du unter PDF herunterladen, PDF teilen und Drucken den Punkt Excel unter Auch als Word · Excel.
- Öffne die .xlsx-Datei in Excel. Geldbeträge werden mit Währungscode angezeigt, zum Beispiel 1,234.00 AUD.
Der Download ist kostenlos, ohne Konto und ohne Wasserzeichen.
So funktionieren die Formeln
Die Positionstabelle hat vier Spalten: Beschreibung (A), Anzahl (B), Preis (C) und Betrag (D). Alle Werte darunter werden aus diesen Zellen berechnet:
| Zeile | Funktion |
|---|---|
| Betrag je Position | Anzahl × Preis, zum Beispiel =B14*C14 |
| Zwischensumme | Addiert die Betragsspalte mit SUM |
| Rabatt | Zahl, die du direkt überschreiben kannst |
| Steuer | (Zwischensumme − Rabatt) × Satz, auf Cent gerundet |
| Gesamtbetrag | Zwischensumme − Rabatt + Steuer |
Änderst du 12 Einbaustrahler auf 14, werden Positionsbetrag, Zwischensumme, GST und Gesamtbetrag neu berechnet.
Zwei Einschränkungen: Der Steuersatz steht in der Steuerformel. Zum Ändern klickst du auf die Zelle und passt die Zahl in der Bearbeitungsleiste an. Enthält eine Rechnung verschiedene Steuersätze, sind die Steuerbeträge feste Zahlen statt Formeln. Prüfe sie nach Änderungen erneut.
Zeilen ergänzen, ohne die SUMME zu beschädigen
Die Formel für die Zwischensumme addiert einen festen Bereich, etwa =SUM(D13:D15). Eine darunter eingegebene Zeile wird nicht berücksichtigt. So fügst du sicher eine Position ein:
- Klicke mit der rechten Maustaste auf die Zeilennummer einer Position in der Mitte der Liste, nicht auf die letzte, und wähle Einfügen. Excel erweitert den SUM-Bereich um die neue Zeile.
- Kopiere die Betragszelle aus der Zeile darüber in die neue Zeile. So erhält sie ihre eigene Formel für Anzahl × Preis.
- Trage Beschreibung, Menge und Preis ein.
- Klicke auf die Zwischensumme und prüfe in der Bearbeitungsleiste, ob der Bereich alle Positionen umfasst.
Zum Entfernen einer Position löschst du die ganze Zeile, statt nur die Zellen zu leeren. Dann wird auch der Bereich angepasst.
Was Excel nicht für dich erledigt
Excel verwaltet keine Rechnungsnummern, Kundenliste oder überfälligen Zahlungen. Wenn du die Datei als Vorlage wiederverwendest, ändere jedes Mal Nummer, Datum und Kunden, bevor du sie unter einem neuen Namen speicherst.
Am einfachsten ist es oft, jede Rechnung hier mit automatischer Nummerierung und Steuerberechnung zu erstellen und den Excel-Download als Beleg aufzubewahren. Sende dem Kunden das PDF. Wenn du eine bestehende Nummernfolge fortsetzen möchtest, hilft dir der Ratgeber zu Rechnungsnummern.
Zuletzt geprüft am 23. Oktober 2026.
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