Créer une facture proforma gratuitement

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

Une facture proforma est un aperçu de la facture que vous émettrez si la vente se concrétise. Elle indique à l’acheteur ce qu’il recevra, les quantités, les prix, les taxes et frais d’expédition éventuels, ainsi que les modalités de paiement. « Pro forma » signifie en latin « pour la forme ».

Ce n’est pas une demande de paiement au sens comptable et elle ne figure pas dans votre journal des ventes. Vous n’y enregistrez pas de revenu, et votre client ne peut pas s’en servir pour récupérer une taxe. À l’expédition des marchandises ou à la livraison du service, vous émettez une vraie facture.

Dans quels cas en avez-vous besoin ?

• Paiement anticipé. Le service financier de l’acheteur a besoin d’un document avant de débloquer un acompte ou une avance.
• Formalités d’importation et d’exportation. Les acheteurs utilisent souvent une proforma pour demander une licence d’importation, une lettre de crédit ou une estimation de la valeur en douane avant l’expédition. Pour le dédouanement, la facture commerciale définitive est généralement nécessaire.
• Validation interne. Une grande entreprise peut exiger un document chiffré avec le bon de commande avant de le signer.
• Accord sur les conditions. Les Incoterms, les dates de livraison et l’emballage peuvent être vérifiés par écrit avant la production.

Que faut-il inclure ?

• La mention Facture proforma en haut (Duebolt l’imprime automatiquement) et un numéro de proforma (PRO-0001…).
• Les informations sur votre entreprise et ses numéros d’immatriculation, ainsi que celles de l’acheteur.
• Une description complète des biens ou services : quantité, prix unitaire et, pour les biens, codes HS ou HSN, poids et pays d’origine si l’acheteur en a besoin pour la douane.
• La taxe présentée séparément, le total et la devise.
• Les modalités de paiement : montant de l’avance et montant à payer à la livraison.
• Les conditions de livraison et la date jusqu’à laquelle les prix sont valables.

Facture proforma, facture commerciale ou facture ?

Une proforma ressemble davantage à un devis qu’à une facture : si les conditions changent, envoyez une nouvelle proforma.

Les factures proforma en Inde

Les recherches de factures proforma sont nombreuses en Inde, car elles font partie des documents courants des fournisseurs et des exportateurs. Avec la GST, une proforma n’est pas une facture fiscale : elle ne figure pas dans vos déclarations GST et l’acheteur ne peut pas récupérer la taxe déductible en amont sur cette base.

Si l’acheteur verse un acompte sur votre proforma, les règles GST prévoient l’émission d’un reçu d’acompte, puis d’une facture fiscale au moment de la livraison. Pour les exportations, les acheteurs étrangers demandent souvent une proforma pour organiser leur lettre de crédit ou leur transfert de fonds. Vous émettez la facture d’exportation à l’expédition. Duebolt prend en charge l’INR, le GSTIN, l’UPI et les coordonnées bancaires pour l’Inde ; pour les factures GST classiques, consultez le générateur de factures pour l’Inde.