Ilmainen tulostettava PDF-laskupohja

Miksi PDF on yhä varmin tiedostomuoto

PDF näyttää samalta asiakkaan puhelimessa, tietokoneella ja tulostimella. Summat eivät muutu vahingossa, tiedosto avautuu ilman Wordia tai Exceliä, ja taloushallinto voi arkistoida sen sellaisenaan. Siksi useimmat asiakkaat odottavat saavansa juuri PDF:n.

Paperilaskullekin on yhä käyttöä. Voit antaa sen asiakkaalle työn päätteeksi, jättää postilaatikkoon tai pitää tulostettua kopiota autossa. Tulostettava PDF sopii kaikkiin näihin tilanteisiin.

Tyhjän tulostettavan pohjan ongelma on tuttu: summat ja verot lasketaan käsin, ja käsialasta tulee osa kirjanpitoa. Kun täytät pohjan täällä ensin, summat ovat oikein ennen tulostamista.

Näin teet ja tulostat laskun

1. Täytä yrityksesi tiedot kerran. Ne tallentuvat tälle laitteelle.
2. Lisää asiakas ja työ. Tavalliset palvelusi näkyvät pikalisäyksinä.
3. Valitse pohja (Simple, Modern tai Bold) ja korostusväri.
4. Viimeistele lasku. Valmiilla sivulla näkyvät Lataa PDF, Jaa PDF ja Tulosta.
5. Lähetä lasku tulostimelle napauttamalla Tulosta tai lähetä se puhelimesta tekstiviestillä tai sähköpostilla valitsemalla Jaa PDF.

Jos haluat myös muokattavan kopion, samalla sivulla on vaihtoehto Myös Word · Excel. PDF on maksuton, eikä rekisteröitymistä tai vesileimaa tarvita.

Tulostusvinkit: paperi, reunukset ja muste

Letter vai A4

Yhdysvalloissa ja Kanadassa käytetään Letter-kokoa (8.5 × 11 in). Lähes kaikkialla muualla käytetään A4-kokoa (210 × 297 mm), joka on hieman kapeampi ja korkeampi. Duebolt valitsee koon maan perusteella. Jos asiakas ulkomailla tulostaa Letter-laskusi A4-paperille, se mahtuu silti sivulle. Varmista tulostusikkunasta, että valintana on Sovita sivulle tai Todellinen koko, ei mukautettu zoomaus.

Reunukset

Pidä tulostimen skaalaus asetuksessa 100 % tai Todellinen koko. Sovita sivulle voi pienentää laskua hieman, jos paperikoko on sama. Se ei haittaa, mutta pienet tekstit ovat vaikeampia lukea. Vältä reunuksetonta tulostusta, sillä se voi leikata reunoja.

Mustavalkotulostus

Korostusväri muuttuu harmaaksi mustavalkotulostimessa. Simple ja tumma korostusväri tulostuvat siisteimmin ja kuluttavat vähiten väriainetta. Bold-pohjan värilaatikot tulostuvat tasaisen harmaina, joten käytä sitä vain väritulostuksessa.

Ennen usean kopion tulostamista

Tulosta ensin yksi kopio ja tarkista summat ja maksutiedot. Tulosta vasta sitten loput. Säilytä yksi kappale omassa kirjanpidossasi.

Mitä paperilaskuun merkitään

Paperilasku irtoaa sähköposteista ja tekstiviesteistä, joten sen on sisällettävä kaikki tarvittava:

• Puhelinnumero ja sähköpostiosoite selvästi yläreunassa siltä varalta, että asiakkaalla on kysyttävää.
• Laskunumero, jotta sekki tai tilisiirto voidaan yhdistää laskuun.
• Päivämäärä ja eräpäivä. ”Erääntyy heti” sopii työhön, josta maksetaan saman päivän aikana.
• Työn kuvaus riveittäin, mukaan lukien ajoneuvo, huone tai osoite, jos kohteita oli useita.
• Maksutapa, kuten Zelle-numero, sekin postitusosoite tai pankkitiedot.

Jos asiakas maksaa heti paikan päällä, anna hänelle myös kuitti. Kuittigeneraattorilla teet sen samalla tavalla.