Gratis printbaar PDF-factuursjabloon

Waarom een PDF nog steeds het veiligste formaat is

Een PDF ziet er hetzelfde uit op de telefoon, laptop en printer van de klant. Niemand kan het bedrag per ongeluk aanpassen, je hebt Word of Excel niet nodig om het bestand te openen en de administratie kan het meteen opslaan. Daarom verwachten de meeste klanten een PDF.

Ook papieren facturen zijn handig: om na een klus te overhandigen, in de brievenbus van een klant achter te laten of in de bestelwagen te bewaren. Met een printbare PDF kan dat allemaal.

Een leeg printformulier heeft wel een nadeel: je berekent de totalen en belasting met de hand en je handschrift wordt het bewijsstuk. Vul de factuur hier eerst in, dan kloppen de bedragen voordat je iets afdrukt.

Zo maak en print je een factuur

1. Vul je bedrijfsgegevens eenmalig in. Ze worden op dit apparaat bewaard.
2. Voeg de klant en de werkzaamheden toe. Je gebruikelijke diensten verschijnen als snelle toevoegingen met één tik.
3. Kies een sjabloon (Simple, Modern of Bold) en een accentkleur.
4. Rond de factuur af. Op het afgeronde scherm staan PDF downloaden, PDF delen en Afdrukken.
5. Tik op Afdrukken om naar een printer te sturen of op PDF delen om het bestand rechtstreeks vanaf je telefoon te appen of mailen.

Wil je ook een bewerkbare kopie, dan staat op hetzelfde scherm Ook als Word · Excel. De PDF is gratis, zonder account en zonder watermerk.

Printtips: papier, marges en inkt

Letter of A4

Facturen in de VS en Canada gebruiken Letter (8.5 × 11 in). Bijna overal elders is A4 (210 × 297 mm) gebruikelijk, iets smaller en langer. Duebolt kiest het juiste formaat op basis van je land. Print een klant in het buitenland je Letter-factuur op A4, dan past die nog steeds. Stel de printer in op Aan pagina aanpassen of Ware grootte, niet op een aangepaste zoomfactor.

Marges

Laat de schaalinstelling van de printer op 100% of Ware grootte staan. Aan pagina aanpassen op hetzelfde papierformaat kan de factuur iets verkleinen. Dat is geen probleem, maar kleine tekst wordt lastiger leesbaar. Gebruik geen randloos afdrukken, want daarbij kunnen de randen wegvallen.

Zwart-wit

Op een zwart-witprinter wordt de accentkleur grijs. Simple met de donkere accentkleur print het netst en gebruikt de minste toner. Bij Bold worden gekleurde vlakken egaal grijs. Kies die stijl alleen als je in kleur print.

Eerst een proefafdruk

Print één exemplaar en controleer de totalen en betaalgegevens voordat je de rest afdrukt. Bewaar een kopie voor je administratie.

Wat hoort op een geprinte factuur

Een papieren factuur raakt los van e-mails en berichten, dus alle nodige informatie moet erop staan:

• Je telefoonnummer en e-mailadres duidelijk bovenaan, voor vragen van de klant.
• Het factuurnummer, zodat een cheque of overschrijving eraan gekoppeld kan worden.
• De factuurdatum en vervaldatum. ‘Direct te betalen’ kan voor klussen die meteen worden afgerekend.
• Wat je hebt gedaan, per regel, met voertuig, kamer of adres als het om meerdere gaat.
• Hoe je kunt betalen: je Zelle-nummer, postadres voor cheques of bankgegevens.

Betaalt de klant meteen? Geef dan ook of in plaats daarvan een kwitantie. Met de kwitantiegenerator maak je die net zo eenvoudig.