Plantilla de factura PDF para imprimir

Por qué el PDF sigue siendo el formato más seguro

Un PDF se ve exactamente igual en el teléfono del cliente, en su portátil y en su impresora. Nadie puede cambiar el importe por accidente, se abre sin Word ni Excel y el departamento de contabilidad puede archivarlo tal cual. Por eso es el formato que la mayoría de los clientes espera.

Las facturas en papel también tienen su utilidad: puedes entregarlas al terminar un trabajo, dejarlas en el buzón del cliente o guardar una copia impresa en la furgoneta. Un PDF imprimible sirve para todo eso.

Una plantilla imprimible vacía tiene el mismo inconveniente de siempre: escribes a mano los totales y los impuestos, y tu letra se convierte en el registro. Si la rellenas aquí primero, las cuentas estarán bien antes de imprimir.

Cómo crear e imprimir tu factura

1. Añade una vez los datos de tu negocio. Se guardan en este dispositivo.
2. Añade el cliente y el trabajo. Podrás añadir tus servicios habituales con un solo toque.
3. Elige una plantilla (Simple, Modern o Bold) y un color de acento.
4. Termina la factura. La pantalla de confirmación ofrece Descargar PDF, Compartir PDF e Imprimir.
5. Pulsa Imprimir para enviarla a una impresora o Compartir PDF para mandarla por mensaje o correo desde el teléfono.

Si también quieres una copia editable, en la misma pantalla tienes También en Word · Excel. El PDF es gratis, sin cuenta ni marca de agua.

Consejos de impresión: papel, márgenes y tinta

Letter o A4

Las facturas de EE. UU. y Canadá usan tamaño Letter (8.5 × 11 in). Casi todos los demás países usan A4 (210 × 297 mm), un poco más estrecho y alto. Duebolt elige el tamaño adecuado según tu país. Si un cliente de otro país imprime tu factura Letter en papel A4, seguirá cabiendo. Solo debe elegir Ajustar a la página o Tamaño real en el cuadro de impresión, no un zoom personalizado.

Márgenes

Mantén la escala de la impresora en 100% o Tamaño real. La opción «Ajustar a la página» en el mismo tamaño puede reducir un poco la factura. No pasa nada, pero las letras pequeñas serán más difíciles de leer. Evita la impresión sin bordes, que puede cortar los extremos.

Blanco y negro

El color de acento se convierte en gris en una impresora monocromática. Simple, con el acento oscuro, ofrece una impresión más nítida y usa menos tóner. En Bold, los bloques de color se imprimen en gris sólido, así que elige esa plantilla solo si imprimes en color.

Antes de imprimir varias copias

Imprime una copia y comprueba los totales y los datos de pago antes de imprimir las demás. Guarda una copia para tus registros.

Qué debe incluir una factura impresa

Una factura en papel puede separarse de los correos y mensajes, así que debe entenderse por sí sola:

• Tu teléfono y correo electrónico, bien visibles arriba, por si el cliente tiene alguna pregunta.
• El número de factura, para relacionar con ella un cheque o una transferencia.
• La fecha y el vencimiento. «Pago al recibir» sirve para trabajos que se cobran en el momento.
• El trabajo realizado, línea por línea, con el vehículo, la habitación o la dirección si había varios.
• Cómo pagar: el número de Zelle, la dirección postal para enviar cheques o los datos bancarios.

Si el cliente paga en el momento, dale un recibo también o en su lugar. El generador de recibos permite crearlo de la misma manera.