Darmowy szablon faktury PDF do druku

Dlaczego PDF to nadal najbezpieczniejszy format

PDF wygląda tak samo na telefonie klienta, jego laptopie i drukarce. Kwoty nie da się przypadkiem zmienić, plik otwiera się bez Worda ani Excela, a dział księgowości może od razu go zarchiwizować. Dlatego większość klientów oczekuje faktury właśnie w tym formacie.

Faktury papierowe też wciąż się przydają: możesz wręczyć je po wykonaniu pracy, zostawić klientowi w skrzynce albo zachować wydrukowaną kopię w samochodzie. PDF do druku sprawdzi się w każdej z tych sytuacji.

Pusty formularz do druku ma jednak tę samą wadę co zawsze: sumy i podatek wpisujesz ręcznie, a dowodem staje się twoje pismo odręczne. Jeśli najpierw wypełnisz fakturę tutaj, wszystkie kwoty będą poprawne jeszcze przed wydrukiem.

Jak wystawić i wydrukować fakturę

1. Raz wpisz dane firmy. Zostaną zapamiętane na tym urządzeniu.
2. Dodaj klienta i wykonaną pracę. Najczęściej używane usługi możesz dodawać jednym stuknięciem.
3. Wybierz szablon (Simple, Modern lub Bold) i kolor akcentu.
4. Zakończ wystawianie. Na ekranie końcowym zobaczysz Pobierz PDF, Udostępnij PDF i Drukuj.
5. Wybierz Drukuj, aby wysłać dokument do drukarki, albo Udostępnij PDF, aby wysłać go SMS-em lub e-mailem bezpośrednio z telefonu.

Jeśli potrzebujesz też edytowalnej kopii, na tym samym ekranie znajdziesz opcję Także jako Word · Excel. PDF jest bezpłatny, bez rejestracji i znaku wodnego.

Wskazówki do drukowania: papier, marginesy i tusz

Letter czy A4

Faktury w USA i Kanadzie używają formatu Letter (8.5 × 11 in). Niemal wszędzie indziej obowiązuje A4 (210 × 297 mm), które jest nieco węższe i wyższe. Duebolt wybiera format odpowiedni dla kraju. Jeśli klient za granicą drukuje fakturę Letter na papierze A4, nadal będzie pasować. W oknie drukowania powinien tylko wybrać Dopasuj do strony lub Rozmiar rzeczywisty, zamiast niestandardowego powiększenia.

Marginesy

Ustaw skalowanie drukarki na 100% lub Rozmiar rzeczywisty. Opcja „Dopasuj do strony” przy tym samym formacie papieru może nieco zmniejszyć fakturę. To nie szkodzi, ale drobny druk będzie trudniej czytelny. Unikaj drukowania bez marginesów, bo może obciąć krawędzie dokumentu.

Czarno-biały wydruk

Kolor akcentu będzie szary na drukarce monochromatycznej. Szablon Simple z ciemnym akcentem drukuje się najczytelniej i zużywa najmniej tonera. W szablonie Bold kolorowe pola zmienią się w jednolite szare bloki, więc wybierz go tylko do druku w kolorze.

Przed wydrukiem większej liczby kopii

Wydrukuj jedną kopię i sprawdź sumy oraz dane do płatności, a dopiero potem drukuj pozostałe. Zachowaj jedną kopię do swojej dokumentacji.

Co powinna zawierać wydrukowana faktura

Papierowa faktura może zostać oddzielona od e-maili i SMS-ów, więc musi być zrozumiała sama w sobie:

• Twój numer telefonu i adres e-mail wyraźnie u góry, na wypadek pytań klienta.
• Numer faktury, by można było dopasować do niej czek lub przelew.
• Datę i termin płatności. Przy zleceniach opłacanych w dniu wykonania można wpisać „Płatne przy odbiorze”.
• Opis wykonanej pracy, pozycja po pozycji, wraz z pojazdem, pomieszczeniem lub adresem, jeśli było ich kilka.
• Sposób płatności: numer Zelle, adres do wysyłki czeku lub dane bankowe.

Jeśli klient płaci na miejscu, wręcz mu pokwitowanie, zamiast faktury albo razem z nią. Generator pokwitowań działa w podobny sposób.