Darmowy generator pokwitowań

Do czego służy pokwitowanie

Pokwitowanie potwierdza, że pieniądze zostały przekazane. Faktura zawiera prośbę o zapłatę, a pokwitowanie potwierdza jej otrzymanie. Klient zachowuje je w dokumentacji, dla księgowego lub do rozliczenia wydatku, a ty przechowujesz własną kopię.

Dlatego pokwitowanie informuje o zapłacie, a nie o kwocie do zapłaty: podaje datę otrzymania pieniędzy, metodę płatności (kartą, gotówką, przelewem bankowym lub czekiem) i otrzymaną kwotę. Jeśli za zlecenie wystawiłeś już fakturę, możesz podać jej numer, aby oba dokumenty do siebie pasowały.

Co wpisać na pokwitowaniu

• Numer pokwitowania, kolejno rosnący (RCT-0001, RCT-0002…). Duebolt numeruje pokwitowania w osobnej serii, niezależnie od faktur.
• Nazwa firmy i dane kontaktowe, a także numer podatkowy lub rejestrowy, jeśli go masz.
• Dane płacącego: imię i nazwisko klienta lub nazwę firmy. Dodaj adres, jeśli jest potrzebny do dokumentacji.
• Datę i metodę płatności. Przy płatności kartą wystarczą cztery ostatnie cyfry, nigdy nie wpisuj pełnego numeru karty.
• Opis opłaconych prac lub towarów, pozycja po pozycji, z ilością i ceną.
• Podatek, wykazany osobno, jeśli go naliczasz, oraz otrzymaną kwotę łączną.
• Opcjonalnie: numer opłaconej faktury i krótkie podziękowanie.

Jak wystawić pokwitowanie w Duebolt

1. Dodaj dane firmy. Zostaną zapamiętane na tym urządzeniu i będą dostępne przy następnym pokwitowaniu.
2. Wybierz klienta albo wpisz dane nowego.
3. Dodaj opłacone pozycje. Typowe pozycje zapiszą się jako skróty do szybkiego dodawania.
4. Otwórz szczegóły pokwitowania, aby ustawić datę i metodę płatności.
5. Pobierz, udostępnij lub wydrukuj PDF. U góry widnieje napis ZAPŁACONO, bez znaku wodnego.

Najpierw wystawiasz fakturę, a płatność potwierdzasz później? Utwórz teraz fakturę, a gdy otrzymasz pieniądze, otwórz ją na swoim koncie i wybierz Wystaw pokwitowanie. Dane zostaną skopiowane.

Pokwitowanie czy faktura: czego potrzebujesz?

Wiele drobnych zleceń jest opłacanych od razu. W takim przypadku możesz pominąć fakturę i od razu przekazać klientowi pokwitowanie. Jeśli klient prosi o „opłaconą fakturę”, zwykle chodzi mu o pokwitowanie.

Pokwitowania w różnych krajach

Duebolt ustawia nazwę podatku, walutę i format papieru odpowiednio do kraju: sales tax i format Letter w USA, VAT i A4 w Wielkiej Brytanii oraz Europie, GST wraz z ABN w Australii. Możesz też zmienić język dokumentu, aby klient w Szwecji otrzymał kvitto, a klient w Niemczech Quittung.

Jeśli jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT, w niektórych krajach klient firmowy może potrzebować pełnej faktury VAT zamiast zwykłego pokwitowania. W razie wątpliwości wystaw fakturę i oznacz ją jako opłaconą.