Ilmainen laskupohja Google Docsiin

Miksi säilyttää laskut Google Docsissa

Google Docs on maksuton, toimii millä tahansa selaimella ja tallentaa tiedostot Google Driveen. Jos säilytät siellä jo asiakasmuistiinpanot, sopimukset ja hinnastot, laskut sopivat niiden viereen. Voit jakaa kopion kumppanille tai avata sen puhelimella työkeikkojen välissä.

Kuten muissakin asiakirjapohjissa, heikkoutena on se, että Docs on tekstinkäsittelyohjelma. Se ei laske rivejä yhteen tai veroja, eikä muista, että viime kuun laskun numero oli 22. Vanhan laskun kopiointi ja muokkaaminen johtaa helposti siihen, että kaksi laskua saa saman numeron.

Tee numerointi ensin täällä ja siirrä valmis lasku sitten Docsiin. Näin hyödyt Driven helppoudesta laskematta summia käsin.

Näin avaat laskun Google Docsissa

Laskua ei voi lähettää suoraan Docsiin painikkeella. Lataa ensin Word-tiedosto, jonka Google Drive avaa. Ensimmäisellä kerralla siihen menee noin minuutti:

1. Täytä ja viimeistele yllä oleva lasku.
2. Napauta valmiilla sivulla kohdasta Myös Word · Excel vaihtoehtoa Word. Lataat .docx-tiedoston.
3. Avaa Google Drive, napauta Uusi ja sitten Tiedoston lataus, ja valitse .docx-tiedosto.
4. Napsauta ladattua tiedostoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Avaa sovelluksessa ja sitten Google Docs.
5. Muunna tiedosto Google-dokumentiksi valitsemalla Tiedosto ja Tallenna Google Docs -muodossa. Drive säilyttää myös alkuperäisen .docx-tiedoston.

Puhelimella voit käyttää Google Drive -sovellusta: napauta pluspainiketta, valitse Lataa, avaa tiedosto ja valitse Google Docs.

Muokkaa Docsissa rikkomatta asettelua

Lasku koostuu yksinkertaisista taulukoista, jotka Docs käsittelee hyvin. Muunnos voi muuttaa välistyksiä hieman, joten tarkista nämä:

• Fontit. Tiedostossa käytetään Arialia, joka löytyy Docsista, joten tekstin pitäisi näyttää samalta.
• Sarakkeiden leveys. Jos pitkä kuvaus siirtää hinnan uudelle riville, lyhennä tekstiä sarakkeen vetämisen sijaan.
• Summat eivät päivity. Docs ei laske loppusummaa uudelleen, jos muutat hintaa. Muokkaa laskua täällä ja lataa sen sijaan uusi kopio.
• Jakaminen. Lähetä lasku valitsemalla Tiedosto, sitten Lataa ja PDF-dokumentti. Docs-linkin kautta asiakas näkee myöhemmät muutokset, mikä on laskuissa harvoin toivottavaa.

Mitä asiakas haluaa laskusta nähdä

Yksityisasiakkaat, kuten yllä olevan esimerkin vanhemmat, haluavat yleensä tietää kolme asiaa: mistä he maksavat, kuinka paljon ja miten maksu hoidetaan. Tee niistä selkeitä:

• Nimeä työ ja ajanjakso, esimerkiksi ”SAT-matematiikan tukiopetus, lokakuu”. Päivämäärät lisätiedoissa auttavat, jos asiakas hakee kululle korvausta.
• Merkitse tuntihinta ja opetuskertojen määrä, älä pelkkää loppusummaa.
• Kerro eräpäivä. Kuukausittaisista tunneista maksetaan usein viikon kuluessa.
• Anna asiakkaan käyttämä maksutapa, kuten Zelle tai Venmo, ja kirjoita maksutunnus kokonaan.
• Numeroi jokainen lasku, myös tutuille asiakkaille. Näin kirjanpito pysyy selvänä veroilmoitusta tehdessä.

Jos laskutus on sinulle uutta, oppaamme miten lasku tehdään käy läpi jokaisen kentän.