Modèle de facture Google Docs gratuit

Pourquoi conserver ses factures dans Google Docs ?

Google Docs est gratuit, fonctionne dans n’importe quel navigateur et enregistre vos fichiers sur Google Drive. Si vos notes clients, contrats et tarifs y sont déjà, vous pouvez garder les factures à côté, en partager une copie avec un associé ou en ouvrir une sur votre téléphone entre deux rendez-vous.

Comme tout modèle de document, Docs a ses limites : c’est un traitement de texte. Il n’additionne pas les lignes, n’applique pas les taxes et ne sait pas que la facture du mois dernier portait le numéro 22. Copier une ancienne facture et la modifier conduit souvent à envoyer deux factures portant le même numéro.

Faites donc la numérotation ici, puis transférez la facture terminée dans Docs. Vous profitez de Drive sans faire les calculs à la main.

Ouvrir une facture dans Google Docs

Il n’y a pas de bouton direct « ouvrir dans Google Docs ». Téléchargez un fichier Word, puis ouvrez-le avec Google Drive. La première fois, comptez environ une minute :

1. Remplissez et finalisez la facture ci-dessus.
2. Sur l’écran de confirmation, sous Also as Word · Excel, touchez Word. Un fichier .docx est téléchargé.
3. Ouvrez Google Drive, touchez New, puis File upload, et sélectionnez le fichier .docx.
4. Faites un clic droit sur le fichier importé et choisissez Open with, puis Google Docs.
5. Pour le convertir en document Google, choisissez File, puis Save as Google Docs. Drive conserve aussi le fichier .docx d’origine.

Sur téléphone, utilisez l’application Google Drive : touchez le bouton plus, Upload, puis ouvrez le fichier avec Google Docs.

Modifier le document sans décaler la mise en page

La facture est composée de tableaux simples, que Docs gère bien. La conversion peut légèrement modifier les espacements : vérifiez les points suivants.

• Polices. Le fichier utilise Arial, également disponible dans Docs. Le texte devrait donc avoir le même aspect.
• Largeur des colonnes. Si une longue description renvoie le prix à la ligne, raccourcissez le texte au lieu de déplacer la colonne.
• Les chiffres ne se mettent pas à jour. Docs ne recalcule pas le total si vous changez un prix. Modifiez plutôt la facture ici et importez une nouvelle copie.
• Partage. Pour envoyer le document, choisissez File, puis Download, puis PDF document. Avec un lien Docs, le client pourrait voir vos modifications ultérieures, ce qui est rarement souhaitable pour une facture.

Ce que le client s’attend à trouver

Les particuliers, comme les parents de l’exemple ci-dessus, veulent surtout savoir trois choses : ce qu’ils paient, combien cela coûte et comment régler. Faites ressortir ces informations :

• Indiquez la prestation et la période, par exemple « cours de maths SAT, octobre ». Une liste de dates dans les notes peut aider si le client doit déclarer la dépense.
• Précisez le tarif et le nombre de séances, pas seulement le total.
• Indiquez la date d’échéance. Pour des cours mensuels, un délai d’une semaine est courant.
• Précisez le moyen de paiement utilisé, comme Zelle ou Venmo, ainsi que l’identifiant exact.
• Attribuez un numéro à chaque facture, même pour les clients de votre famille. Cela facilite le suivi au moment des impôts.

Si vous débutez, notre guide comment faire une facture explique chaque champ.