Gratis fakturamall för Google Docs

Därför sparar många fakturor i Google Docs

Google Docs är gratis, fungerar i alla webbläsare och sparar allt på Google Drive. Om du redan har kundanteckningar, avtal och prislistor där kan det vara smidigt att spara fakturorna intill, dela en kopia med en kollega eller öppna den i mobilen mellan jobb.

Nackdelen är densamma som med andra dokumentmallar: Docs är ett ordbehandlingsprogram. Det summerar inte rader, lägger inte på skatt och vet inte att förra månadens faktura hade nummer 22. Kopierar du en gammal faktura och ändrar den kan samma nummer råka hamna på två fakturor.

Låt verktyget här sköta numreringen och flytta sedan den färdiga fakturan till Docs. Då får du bekvämligheten med Drive utan att räkna för hand.

Så öppnar du fakturan i Google Docs

Det finns ingen knapp för att öppna direkt i Google Docs. Du laddar ner en Word-fil och öppnar den via Google Drive. Första gången tar det ungefär en minut:

1. Fyll i fakturan ovan och slutför den.
2. På bekräftelsesidan trycker du på Word under Även som Word · Excel. En .docx-fil laddas ner.
3. Öppna Google Drive, tryck på Ny, sedan Ladda upp fil och välj .docx-filen.
4. Högerklicka på den uppladdade filen och välj Öppna med, sedan Google Docs.
5. Om du vill göra om den till ett Google-dokument väljer du Arkiv, sedan Spara som Google-dokument. Drive behåller även den ursprungliga .docx-filen.

På mobilen använder du Google Drive-appen: tryck på plustecknet, välj Ladda upp och öppna sedan filen med Google Docs.

Redigera i Docs utan att förstöra layouten

Fakturan består av enkla tabeller som Docs hanterar bra. Mellanrummen kan ändras lite vid konverteringen, så kontrollera följande:

• Typsnitt. Filen använder Arial, som finns i Docs, så texten bör se likadan ut.
• Kolumnbredder. Om en lång beskrivning gör att priset hamnar på en ny rad kan du korta texten i stället för att dra i kolumnen.
• Summorna uppdateras inte. Docs räknar inte om totalsumman när du ändrar ett pris. Ändra fakturan här och ladda upp en ny kopia.
• Dela filen. Skicka den via Arkiv, Ladda ned och PDF-dokument. Delar du en Docs-länk kan kunden se senare ändringar, vilket sällan passar för en faktura.

Det här vill kunden se

Privatkunder, som föräldrarna i exemplet ovan, vill främst veta tre saker: vad de betalar för, hur mycket det kostar och hur de betalar. Gör uppgifterna tydliga:

• Beskriv arbetet och perioden, till exempel ”Mattehjälp inför SAT, oktober”. Datum i en anteckning kan vara bra om kunden ska redovisa kostnaden någonstans.
• Ange priset och antalet lektioner, inte bara totalsumman.
• Skriv när betalningen ska vara gjord. En vecka är vanligt för månatliga lektioner.
• Ange ett betalningssätt kunden faktiskt använder, till exempel Zelle eller Venmo, och skriv användarnamnet tydligt.
• Numrera varje faktura, även till familjekunder. Det gör bokföringen tydligare vid deklarationen.

Är det här nytt för dig? Guiden så skriver du en faktura går igenom varje fält.