Darmowy szablon faktury Google Docs

Po co przechowywać faktury w Google Docs

Google Docs jest bezpłatny, działa w każdej przeglądarce i zapisuje pliki na Dysku Google. Jeśli już trzymasz tam notatki o klientach, umowy i cenniki, warto przechowywać obok także faktury, udostępnić kopię wspólnikowi albo otworzyć ją w telefonie między zleceniami.

Słabą stroną jest to samo, co w każdym szablonie dokumentu: Docs to edytor tekstu. Nie sumuje pozycji, nie nalicza podatku ani nie pamięta, że faktura z zeszłego miesiąca miała numer 22. Kopiowanie i edytowanie starej faktury często kończy się wysłaniem dwóch dokumentów z tym samym numerem.

Najpierw wystaw więc fakturę tutaj, a potem przenieś gotowy dokument do Docs. Zachowasz wygodę Dysku bez ręcznego liczenia.

Jak otworzyć fakturę w Google Docs

Nie ma bezpośredniego przycisku „Otwórz w Google Docs”. Pobierz plik Word, a następnie otwórz go z Dysku Google. Za pierwszym razem zajmie to około minuty:

1. Wypełnij i zakończ fakturę powyżej.
2. Na ekranie końcowym, pod Także jako Word · Excel, wybierz Word. Pobierze się plik .docx.
3. Otwórz Dysk Google, wybierz Nowy, a potem Prześlij plik i wskaż plik .docx.
4. Kliknij przesłany plik prawym przyciskiem myszy, wybierz Otwórz za pomocą, a następnie Dokumenty Google.
5. Aby zmienić go w natywny dokument Google, wybierz Plik, a potem Zapisz jako Dokumenty Google. Oryginalny plik .docx nadal pozostanie na Dysku.

Na telefonie skorzystaj z aplikacji Dysk Google: stuknij przycisk plusa, wybierz Prześlij, otwórz plik i wybierz Dokumenty Google.

Edytowanie w Docs bez psucia układu

Faktura składa się z prostych tabel, które Docs dobrze obsługuje. Podczas konwersji odstępy mogą się nieco zmienić, dlatego sprawdź te elementy:

• Czcionki. Plik używa Arial, dostępnego w Docs, więc tekst powinien wyglądać tak samo.
• Szerokość kolumn. Jeśli długi opis przenosi cenę do nowego wiersza, skróć tekst zamiast przeciągać kolumnę.
• Liczby nie aktualizują się same. Docs nie przeliczy sumy po zmianie ceny. Zmień fakturę tutaj i prześlij nową kopię.
• Udostępnianie. Aby wysłać dokument, wybierz Plik, potem Pobierz, a następnie Dokument PDF. Link do Docs pozwala klientowi zobaczyć późniejsze zmiany, czego zwykle nie chcesz w przypadku faktury.

Co klient chce zobaczyć na fakturze

Klient prywatny, na przykład rodzice z powyższego przykładu, chce przede wszystkim wiedzieć trzy rzeczy: za co płaci, ile i jak zapłacić. Zadbaj, by te informacje były jasne:

• Podaj rodzaj pracy i okres, na przykład „Korepetycje z matematyki SAT, październik”. Lista dat w notatkach może pomóc, jeśli klient rozlicza gdzieś ten wydatek.
• Wpisz stawkę i liczbę zajęć, nie tylko sumę.
• Określ termin płatności. Przy comiesięcznych lekcjach często przyjmuje się tydzień.
• Podaj używaną przez klienta metodę płatności, na przykład Zelle lub Venmo, i dokładny identyfikator.
• Numeruj każdą fakturę, także dla klientów z rodziny. Ułatwi to prowadzenie dokumentacji podczas rozliczeń podatkowych.

Jeśli dopiero zaczynasz, nasz poradnik jak wystawić fakturę objaśnia każde pole.