Gratis fakturamal for Google Regneark

Derfor bruker folk Google Regneark til fakturaer

Google Regneark er gratis, fungerer på alle datamaskiner og telefoner og lagrer alle filene i Disk. Et renholdsfirma med to eller tre ansatte kan dele én mappe med fakturaer, slik at alle kan sjekke hva som er fakturert uten å sende filer fram og tilbake.

Et regneark regner også ut summer, og det er den store fordelen sammenlignet med et dokument. Ulempen er alt regnearket ikke vet: hvilket nummer som kommer nå, hvem kundene dine er og om forrige måneds faktura er betalt. Dette må du fortsatt holde orden på manuelt.

Lager du fakturaen her først, får du automatisk nummerering og riktig VAT. Filen du åpner i Regneark, har fortsatt formler som virker når du gjør endringer.

Slik åpner du fakturaen i Google Regneark

Det finnes ingen knapp som sender fakturaen rett til Regneark. Du laster ned Excel-filen og åpner den i Disk:

1. Fyll ut og fullfør fakturaen ovenfor.
2. På ferdigskjermen trykker du på Excel under Also as Word · Excel for å laste ned .xlsx-filen.
3. I Google Disk velger du New, deretter File upload, og finner filen.
4. Høyreklikk på filen og velg Open with, deretter Google Sheets.
5. Velg File, deretter Save as Google Sheets hvis du vil ha en vanlig Regneark-fil som du kan dele og redigere fritt.

Etterpå lager du en kopi du kan sende kunden ved å velge File, Download, PDF.

Formlene og hvordan du legger til en linje

Kolonne D inneholder beløpene. Hver linje er Antall × pris (for eksempel =B14*C14), delsummen er en SUM av fakturalinjene, VAT er (delsum − rabatt) × 20 %, avrundet til penny, og totalen er delsum − rabatt + VAT. Prisene viser valutakoden, for eksempel 280.00 GBP.

SUM-formelen dekker et fast antall rader, så en linje du skriver under den siste varen, blir ikke med i totalen. Slik legger du til en linje på riktig måte:

1. Høyreklikk på radnummeret til en vare som ikke er den siste, og velg Insert 1 row above.
2. Velg Amount-cellen på raden over, kopier den og lim den inn i den nye raden. Regneark justerer radnumrene i formelen.
3. Fyll inn beskrivelse, antall og pris.
4. Klikk på Delsum og kontroller at området i formellinjen inkluderer den nye linjen.

Har du en annen VAT-sats, endrer du tallet i VAT-formelen. Med flere satser på samme faktura er avgiftscellene faste beløp. Lag fakturaen på nytt her hvis du endrer linjene.

Dette kontrollerer bedriftskunden

Utleiere, kontorer og eiendomsforvaltere betaler via en regnskapsavdeling. Mangler fakturaen en opplysning, havner den ofte nederst i bunken. Er du VAT-registrert i Storbritannia, trenger en fullstendig VAT-faktura vanligvis dette:

• Et unikt fakturanummer og dato.
• Bedriftsnavn og adresse, samt VAT-registreringsnummer.
• Kundens navn og adresse.
• Beskrivelse av hver tjeneste, pris uten VAT, VAT-sats og VAT-beløp.
• Totalbeløpet, inkludert VAT.

Det er også nyttig å oppgi referansen til eiendommen eller oppdraget, som i eksempelet, slik at kunden kan koble fakturaen til en arbeidsordre. Ikke VAT-registrert? La VAT-nummeret stå tomt, og sett satsen til 0.