Gratis factuursjabloon voor Google Sheets

Waarom Google Sheets gebruiken voor facturen

Google Sheets is gratis, werkt op elke computer en telefoon en bewaart bestanden op Drive. Een schoonmaakbedrijf met twee of drie mensen kan één map met facturen delen. Iedereen kan dan zien wat er is gefactureerd zonder bestanden heen en weer te sturen.

Een spreadsheet rekent ook, het grote voordeel ten opzichte van een document. Maar Sheets weet niet welk factuurnummer volgt, wie je klanten zijn en of de factuur van vorige maand is betaald. Dat moet je zelf bijhouden.

Maak de factuur eerst hier. Dan worden de nummering en VAT automatisch geregeld en kun je het bestand in Sheets openen met werkende formules voor latere aanpassingen.

Zo open je de factuur in Google Sheets

Er is geen knop om de factuur direct naar Sheets te sturen. Download het Excel-bestand en open het via Drive:

1. Vul de factuur hierboven in en rond die af.
2. Tik op het afgeronde scherm onder Ook als Word · Excel op Excel om de .xlsx te downloaden.
3. Kies in Google Drive Nieuw, daarna Bestand uploaden, en selecteer het bestand.
4. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Openen met, daarna Google Sheets.
5. Kies Bestand, daarna Opslaan als Google Sheets als je een gewone Sheets-kopie wilt die je vrij kunt delen en bewerken.

Kies daarna Bestand, Downloaden, PDF voor een kopie die je naar de klant kunt sturen.

De formules en een regel toevoegen

Kolom D bevat de bedragen. Elke regel is aantal × prijs (bijvoorbeeld =B14*C14), het subtotaal is een SUM van de regels, VAT is (subtotaal − korting) × 20%, afgerond op de penny, en het totaal is subtotaal − korting + VAT. Prijzen tonen de valutacode, bijvoorbeeld 280.00 GBP.

De SUM-formule beslaat een vast aantal rijen. Een regel onder de laatste factuurregel telt daarom niet mee. Zo voeg je er een goed toe:

1. Klik met de rechtermuisknop op het rijnummer van een regel die niet de laatste is en kies 1 rij erboven invoegen.
2. Selecteer de cel Bedrag van de rij erboven, kopieer die en plak hem in de nieuwe rij. Sheets past de rijnummers in de formule aan.
3. Vul omschrijving, aantal en prijs in.
4. Klik op Subtotaal en controleer in de formulebalk of het bereik de nieuwe regel bevat.

Reken je een ander VAT-tarief, wijzig dan het getal in de VAT-formule. Bij meerdere tarieven op één factuur bevatten de belastingcellen vaste bedragen. Maak de factuur hier opnieuw als de regels veranderen.

Gegevens die zakelijke klanten controleren

Verhuurmakelaars, kantoren en vastgoedbeheerders betalen via hun administratie. Ontbreekt er informatie op een factuur, dan belandt die vaak onder op de stapel. Een volledige VAT-factuur in het VK bevat doorgaans:

• Een uniek factuurnummer en de datum.
• Je bedrijfsnaam en adres en je VAT-registratienummer.
• Naam en adres van de klant.
• Een omschrijving van elke dienst, de prijs exclusief VAT, het VAT-tarief en het VAT-bedrag.
• Het totaalbedrag, inclusief VAT.

Vermeld ook het adres of de opdrachtreferentie, zoals in het voorbeeld, zodat de administratie de factuur aan een werkorder kan koppelen. Niet VAT-geregistreerd? Laat het VAT-nummer weg en stel het tarief in op 0.