Szablon faktury budowlanej

Co wpisać na fakturze budowlanej

Klienci z branży budowlanej rzadko płacą wyłącznie na podstawie faktury. Kredytodawca, przedstawiciel inwestora lub księgowość porównują ją z umową, dlatego ułatw im to zadanie:

• Nazwa i adres projektu oraz data umowy lub numer zlecenia. Wpisz je w polu referencyjnym Duebolt, a także numer PO klienta, jeśli go podał.
• Numer etapu lub okres rozliczenia, na przykład „Etap 2 z 4” albo „Prace do 31 października”.
• Wykonane prace, etap po etapie, w tej samej kolejności i pod tymi samymi nazwami co w umowie lub ofercie.
• Zmiany w zleceniu jako osobne pozycje, każda z numerem, by można ją było porównać z podpisanym dokumentem.
• Koszty poniesione w imieniu klienta, takie jak pozwolenia, kontenery i projektowanie, oznaczone „według kosztu”, jeśli nie doliczasz narzutu.
• Numer licencji wykonawcy, jeśli przepisy w twoim stanie wymagają go na fakturach lub umowach. Wpisz go w uwagach.
• Warunki płatności i lista załączników: zrzeczenie się zastawu, protokół odbioru, zdjęcia.

Rozliczenia etapowe i zestawienie wartości prac

Przy większym zleceniu nie czekasz z zapłatą do samego końca. Wystawiasz faktury w miarę postępu prac, czyli stosujesz rozliczenie etapowe.

Zestawienie wartości prac to lista uzgodniona z klientem na początku: cena umowy podzielona na części (prace terenowe $12,000, fundamenty $18,900, konstrukcja $22,400 itd.). Co miesiąc lub po osiągnięciu etapu rozliczasz wykonaną część każdej pozycji. W projektach komercyjnych często używa się do tego formularzy AIA G702 i G703. Stąd określenie „rozliczenie według AIA”.

Duebolt tworzy faktury z pozycjami, ale nie służy do wniosków o płatność i nie śledzi procentowego postępu z miesiąca na miesiąc. Przy rozliczeniach etapowych budowy domu i małych projektach komercyjnych to często wystarcza. Każdy etap wpisz jako osobną pozycję, procent postępu umieść w opisie („Konstrukcja, wykonano 60%”), a cenę ustaw na kwotę należną za ten okres. Bieżące zestawienie wartości prac prowadź w arkuszu.

Zatrzymana część płatności, zaliczki i zrzeczenie się zastawu

Zatrzymana część płatności (retainage lub retention) to kwota, którą klient potrąca z każdej płatności, często 5–10%, i wypłaca po zakończeniu prac oraz usunięciu usterek z listy odbiorowej. Chroni inwestora, gdy wykonawca porzuci projekt. Niektóre stany ograniczają takie potrącenia, dlatego sprawdź umowę i stanowe przepisy o terminach płatności.

Duebolt nie ma osobnego pola na zatrzymaną kwotę. Wystaw fakturę za prace z okresu na pełną wartość, a w uwagach podaj potrącenie i oczekiwaną kwotę netto, na przykład „Potrącenie 10%: $2,289; do zapłaty: $20,601”. Po zakończeniu projektu wystaw fakturę na całą zatrzymaną kwotę z tytułem „Wypłata zatrzymanej kwoty”.

Zrzeczenie się zastawu to krótki dokument potwierdzający, że otrzymałeś zapłatę (lub otrzymasz ją po realizacji czeku) i zrzekasz się prawa do zastawu w tej kwocie. Wielu kredytodawców nie wypłaci kolejnej transzy bez takiego dokumentu. Dołącz do faktury zrzeczenie warunkowe, a po otrzymaniu pieniędzy prześlij bezwarunkowe.

Typowe pozycje na fakturze budowlanej

W przypadku małego wykonawcy lub firmy remontowej większość faktur obejmuje takie pozycje:

• Przygotowanie placu budowy: $2,500–$5,000
• Rozbiórka i wywóz: według zakresu, często $4,000–$9,000 przy dobudowie pomieszczenia
• Wykopy i ławy fundamentowe: według zakresu
• Robocizna przy konstrukcji: $8–$15 za sq ft powierzchni podłogi
• Instalacja elektryczna lub hydrauliczna w stanie surowym, podwykonawca: cena podwykonawcy plus twój narzut
• Montaż i wykończenie płyt gipsowo-kartonowych: $2.50–$4.00 za sq ft
• Kontener 20-yard: $550–$750 za wywóz
• Toaleta przenośna: $150–$200 miesięcznie
• Pozwolenia i odbiory: według kosztu
• Nadzór nad projektem: $1,500–$2,500 tygodniowo
• Zmiany w zleceniu: każda jako osobna pozycja z numerem