Faktura for byggearbeid

Dette bør stå på en faktura for byggearbeid

Kunder i byggebransjen betaler sjelden ut fra fakturaen alene. En långiver, byggeleder eller regnskapsmedarbeider sammenligner den med kontrakten. Gjør det enkelt å kontrollere:

• Prosjektnavn og adresse, samt kontraktsdato eller jobbnummer. Referansefeltet i Duebolt passer til dette og kundens PO-nummer hvis du har fått et.
• Hvilken etappe eller periode fakturaen gjelder: «Etappe 2 av 4» eller «Arbeid til og med 31. oktober».
• Utført arbeid, fase for fase, i samme rekkefølge og med samme ordlyd som i kontrakten eller tilbudet.
• Endringer på egne linjer, hver med nummer, slik at de kan kobles til den signerte endringsordren.
• Utlegg, som tillatelser, containere og prosjektering, merket «til selvkost» hvis du ikke legger på et påslag.
• Entreprenørlisensnummeret ditt hvis delstaten krever det på fakturaer eller kontrakter. Skriv det i notatene.
• Betalingsvilkår og vedlegg: lien waiver, godkjenning etter kontroll eller bilder.

Etappevis fakturering og betalingsplan, forklart enkelt

På større jobber trenger du ikke vente til alt er ferdig for å få betalt. Du fakturerer underveis. Det kalles etappevis fakturering.

En betalingsplan med delarbeider er en liste dere blir enige om i starten: kontraktsprisen delt opp i deler (grunnarbeid $12,000, grunnmur $18,900, bindingsverk $22,400 og så videre). Hver måned eller ved hver milepæl fakturerer du den delen av hver post som er ferdig. I næringsprosjekter brukes ofte skjemaene AIA G702 og G703. Derfra kommer uttrykket «AIA-style billing».

Duebolt lager fakturaer med linjeposter, ikke betalingssøknader, og holder ikke oversikt over prosentandeler fra måned til måned. For etappefakturering i boliger og små næringsjobber er det ofte nok. Skriv hver fase på en egen linje, ta med prosentandelen i beskrivelsen («Bindingsverk, 60% ferdig») og sett beløpet for perioden som pris. Hold den løpende betalingsplanen i et regneark ved siden av.

Tilbakehold, forskudd og lien waivers

Tilbakehold (også kalt retention) er penger kunden holder igjen fra hver betaling, ofte 5–10%, og utbetaler når jobben og restarbeidet på sjekklisten er ferdig. Det beskytter eieren hvis du forlater jobben før den er fullført. Noen delstater begrenser hvor mye som kan holdes tilbake, så les kontrakten og reglene for rask betaling i delstaten din.

Duebolt har ikke et eget felt for tilbakehold. Fakturer arbeidet i perioden til full verdi, og skriv i notatene hvor mye som holdes tilbake og nettobeløpet du forventer, for eksempel «Trekk fra 10% tilbakehold $2,289; til betaling $20,601». Når jobben er ferdig, sender du én faktura med tittelen «Release of retainage» for hele beløpet som er holdt tilbake.

Lien waivers er korte skjemaer som sier at du har fått betalt (eller får betalt når sjekken er innløst) og gir avkall på panterett for beløpet. Mange långivere utbetaler ikke en delbetaling uten et slikt skjema. Send et betinget skjema med fakturaen og et ubetinget skjema når pengene er kommet inn.

Vanlige fakturalinjer for byggearbeid

For en liten entreprenør eller oppussingsbedrift dekker disse postene det meste:

• Oppstart og rigging av byggeplass: $2,500–$5,000
• Riving og bortkjøring: etter omfang, ofte $4,000–$9,000 for et tilbygg
• Graving og såler: etter omfang
• Arbeid med bindingsverk: $8–$15 per sq ft gulvareal
• Grovinstallasjon av elektrisk eller rør (underentreprenør): underentreprenørens pris pluss påslag
• Montering og sparkling av gipsplater: $2.50–$4.00 per sq ft
• Container, 20 kubikkyard: $550–$750 per tømming
• Portabelt toalett: $150–$200 per måned
• Tillatelses- og kontrollgebyrer: til selvkost
• Prosjektledelse: $1,500–$2,500 per uke
• Endringsordrer: én linje per endring med nummer