Maksumuistutus sähköpostilla: pohjat ja ohjeet

Tee laskusta helposti maksettava jo etukäteen

Paras tapa varmistaa maksu alkaa ennen eräpäivää:

• Sovi ehdoista kirjallisesti ennen työn alkua, myös mahdollisesta viivästysmaksusta. Ehtoja on vaikea valvoa, jos ne mainitaan vasta laskussa.
• Lähetä lasku maksamisesta vastaavalle henkilölle, ei vain työn tilanneelle. Isossa yrityksessä kysy ostolaskujen käsittelyn sähköpostiosoite ja mahdollinen ostotilausnumero (PO).
• Merkitse selkeä eräpäivä ja kaikki maksutavat laskuun.
• Tarkista lasku vielä kerran: väärä asiakkaan nimi tai puuttuva ostotilausnumero on yleinen syy laskun maksun viivästymiseen.

Jos käytät yleistä maksuehtoa, kuten Net 30, Net 30 -oppaassamme kerrotaan, miten se kannattaa ilmaista.

Aikataulu myöhästyneen maksun muistuttamiseen

Pidä aikataulusta kiinni. Pitkät tauot muistutusten välillä viestivät asiakkaalle, ettei laskulla ole kiire. Pidä viestit lyhyinä, merkitse laskunumero sähköpostin otsikkoon ja liitä lasku joka kerta uudelleen, jotta asiakkaan ei tarvitse etsiä sitä.

Neljä kopioitavaa sähköpostipohjaa

Korvaa hakasulkeissa olevat kohdat omilla tiedoillasi.

1. Ystävällinen muistutus (muutama päivä ennen eräpäivää)

Aihe: Laskun [INV-0146] eräpäivä on [November 7]

Hei [Name], muistutan, että laskun [INV-0146] summa [$3,050.00] erääntyy [November 7]. Liitän laskun tähän uudelleen varmuuden vuoksi. Maksutiedot löytyvät laskusta. Kiitos, ja kerrothan, jos tarvitset minulta jotain.

2. Kohtelias muistutus (1 päivä myöhässä)

Aihe: Muistutus: laskun [INV-0146] eräpäivä oli eilen

Hei [Name], en ole vielä saanut maksua laskusta [INV-0146] ([$3,050.00]), jonka eräpäivä oli [November 7]. Tämä viesti on saattanut ehtiä maksuasi ristiin, joten voit siinä tapauksessa jättää tämän huomiotta. Jos maksu on vielä tekemättä, kertoisitko, milloin voin odottaa sitä? Liitteenä on kopio laskusta.

3. Jämäkkä jatkoviesti (7–14 päivää myöhässä)

Aihe: Maksamaton lasku [INV-0146], myöhässä jo [14] päivää

Hei [Name], lasku [INV-0146], summa [$3,050.00], on nyt [14] päivää myöhässä. En ole saanut vastausta [November 8] lähettämääni muistutukseen. Vahvistathan, minä päivänä maksat, tai kerro, jos laskussa on jokin ongelma, jotta voin korjata sen. [Sopimuksemme] mukaan [30] päivän jälkeen veloitetaan viivästysmaksu [1.5% kuukaudessa].

4. Viimeinen huomautus (21–30 päivää myöhässä)

Aihe: Viimeinen huomautus: lasku [INV-0146]

Hei [Name], muistutuksistani [November 8] ja [November 15] huolimatta lasku [INV-0146], summa [$3,050.00], on yhä maksamatta. Maksathan koko summan viimeistään [December 5]. Jos en siihen mennessä saa maksua tai kuule sinusta, aion [lisätä sovitun viivästysmaksun / siirtää asian perintätoimistolle / nostaa kanteen vähäisiä vaatimuksia käsittelevässä tuomioistuimessa]. Haluaisin mieluiten sopia asian suoraan, joten soita numeroon [number], jos jokin on vialla.

Kirjoita seurauksista vain, jos olet valmis toteuttamaan ne.

Puhelurunko 14 päivän kohdalla

Puhelulla saa usein vastauksen, jota kolmesta sähköpostista ei tullut. Jos asiakas on yritys, pyydä ostolaskuista vastaavaa henkilöä.

1. ”Hei, tässä on [your name] yrityksestä [business]. Soitan laskusta [INV-0146], summa [$3,050], jonka eräpäivä oli [November 7].”
2. ”Voisitko tarkistaa, onko lasku saapunut ja hyväksytty maksettavaksi?”
3. Jos laskussa on ongelma: ”Mitä tarvitset minulta, jotta lasku voidaan maksaa?” Korjaa puute saman päivän aikana.
4. Jos lasku on hyväksytty: ”Minkä maksuerän yhteydessä se maksetaan, ja minä päivänä maksu tulee?”
5. Jos asiakas ei pysty maksamaan kaikkea kerralla: ”Voimmeko sopia, että maksat osan nyt ja loput [date] mennessä?”
6. Lopuksi: ”Kiitos. Lähetän sähköpostilla lyhyen yhteenvedon siitä, mitä sovimme.”

Lähetä yhteenveto heti puhelun jälkeen. Kirjallinen merkintä luvatusta maksupäivästä helpottaa asian jatkamista, jos viimeiseen huomautukseen joudutaan.

Viivästysmaksut ja korot

Voit veloittaa vain siitä, mistä sopimuksessa tai laissa on sovittu. Varminta on kirjata viivästysmaksu tarjoukseen tai sopimukseen ennen työn aloittamista ja mainita se uudelleen laskussa, kuten tämän oppaan viereisessä esimerkissä. US:ssa viivästysmaksujen ja korkojen rajoitukset vaihtelevat osavaltioittain, joten tarkista osavaltiosi säännöt ennen kuin määrität maksun.

UK:ssa maksuviivästyksiä koskeva lainsäädäntö antaa yritykselle oikeuden periä toiselta yritykseltä, ei kuluttajalta:

• Lakisääteinen korko: 8 % sekä Bank of Englandin peruskorko, ellei sopimuksessa ole sovittu toisesta korosta.
• Kiinteä perintäkulujen korvaus kerran laskua kohden: £40 enintään £999.99:n velasta, £70 £1,000–£9,999.99:n veloista ja £100 vähintään £10,000:n velasta.

Jos maksupäivästä ei sovittu, maksu katsotaan myöhästyneeksi 30 päivää sen jälkeen, kun asiakas on saanut laskun tai tavaran tai palvelun, sen mukaan kumpi tapahtuu myöhemmin. Jos lisäät korkoa, gov.uk neuvoo lähettämään siitä uuden laskun.

Duebolt Prolla voit lähettää laskun linkkinä, lähettää muistutuksen yhdellä napautuksella ja nähdä, milloin asiakas avasi laskun. Tästä on hyötyä, jos asiakas väittää, ettei saanut sitä.

Jos muistutukset eivät auta

Kun viimeinen määräaika on ohi, vaihtoehtosi riippuvat velan määrästä ja maasta:

• Keskeytä lisätyöt asiakkaalle, kunnes avoin saldo on maksettu.
• Tarjoa maksusuunnitelmaa kirjallisesti, jos asiakas ei todella pysty maksamaan kaikkea kerralla.
• Käytä perintätoimistoa, joka ottaa osan perimästään summasta.
• Vie asia vähäisiä vaatimuksia käsittelevään tuomioistuimeen. Useimmissa maissa pienille veloille on yksinkertaisempi oikeuskäsittely. UK:ssa gov.uk kuvaa myös lakisääteisen maksuvaatimuksen käyttämistä maksamattoman velan viralliseen vaatimiseen.

Valitsitpa minkä keinon tahansa, säilytä kopiot laskusta ja jokaisesta muistutuksesta sekä muistiinpanot puheluista. Seuraavalla kerralla voit pyytää ennakkomaksun tai sopia kyseisen asiakkaan kanssa lyhyemmästä maksuajasta. Laskun tekemisen opas sisältää tarkistuslistan, joka ehkäisee monia viivästyksiä.