Mejlmallar för obetalda fakturor och sena betalningar

Innan fakturan förfaller: gör den enkel att betala

Det bästa sättet att få betalt börjar innan förfallodatumet:

• Kom överens om villkoren skriftligt innan jobbet, inklusive eventuell förseningsavgift. Villkor som dyker upp först på fakturan kan vara svåra att hävda.
• Skicka fakturan till den som sköter betalningen, inte bara till personen som anlitade dig. Be större företag om adressen till ekonomiavdelningen och eventuellt PO-nummer.
• Skriv ut ett tydligt förfallodatum och alla betalningssätt på fakturan.
• Kontrollera fakturan en gång till: fel kundnamn eller saknat PO-nummer är den vanligaste orsaken till att fakturor blir liggande obetalda.

Om du använder vanliga villkor som Net 30 kan du läsa vår guide om Net 30 för råd om hur du skriver dem.

Schema för uppföljning av sena betalningar

Följ schemat. Långa pauser mellan påminnelserna signalerar att fakturan kan vänta. Håll varje meddelande kort, skriv fakturanumret i ämnesraden och bifoga fakturan igen varje gång, så behöver kunden inte leta efter den.

Fyra mejlmallar att kopiera

Byt ut texten inom hakparenteser.

1. Vänlig påminnelse (några dagar före förfallodagen)

Ämne: Faktura [INV-0146] förfaller [November 7]

Hej [Name], en snabb påminnelse om att faktura [INV-0146] på [$3,050.00] förfaller [November 7]. Jag bifogar den igen för enkelhetens skull. Betalningsuppgifterna finns på fakturan. Tack, och hör gärna av dig om du behöver något från mig.

2. Artig påminnelse (1 dag efter förfallodagen)

Ämne: Påminnelse: faktura [INV-0146] skulle ha betalats i går

Hej [Name], jag kan inte se någon betalning för faktura [INV-0146] ([$3,050.00]), som skulle ha betalats [November 7]. Det kan förstås vara så att betalningen kom samtidigt som det här mejlet. Bortse i så fall gärna från påminnelsen. Annars, kan du meddela när jag kan räkna med betalningen? Jag bifogar en kopia.

3. Bestämd uppföljning (7–14 dagar efter förfallodagen)

Ämne: Förfallen faktura: [INV-0146], nu [14] dagar sen

Hej [Name], faktura [INV-0146] på [$3,050.00] är nu [14] dagar försenad. Jag har inte fått svar på min påminnelse från [November 8]. Bekräfta gärna vilket datum du betalar, eller berätta om något på fakturan behöver rättas. Enligt vår överenskommelse i [our contract] tillkommer en förseningsavgift på [1.5% per month] efter [30] dagar.

4. Sista krav (21–30 dagar efter förfallodagen)

Ämne: Sista krav: faktura [INV-0146]

Hej [Name], trots mina påminnelser [November 8] och [November 15] är faktura [INV-0146] på [$3,050.00] fortfarande obetald. Betala hela beloppet senast [December 5]. Om betalningen inte har kommit in och jag inte har hört från dig då kommer jag att [lägga till den avtalade förseningsavgiften / lämna ärendet till ett inkassobolag / inleda ett småmål]. Jag löser det helst direkt med dig, så ring mig på [number] om något har blivit fel.

Skriv bara om åtgärder som du faktiskt är beredd att vidta.

Telefonskript för samtalet efter 14 dagar

Ett samtal ger ofta svar som tre mejl inte fått. Om kunden är ett företag ber du att få prata med ekonomiavdelningen.

1. ”Hej, jag heter [your name] och ringer från [business]. Jag ringer om faktura [INV-0146] på [$3,050], som skulle ha betalats [November 7].”
2. ”Kan du kontrollera om ni har fått fakturan och om den har godkänts för betalning?”
3. Om något är fel: ”Vad behöver ni från mig för att kunna betala den?” Rätta till det samma dag.
4. Om den är godkänd: ”Vilken betalningsomgång kommer den med i, och vilket datum kan jag räkna med att få betalt?”
5. Om kunden inte kan betala allt: ”Kan vi komma överens om ett datum för en delbetalning nu och resten senast [date]?”
6. Avsluta: ”Tack. Jag mejlar en kort sammanfattning av vad vi kom överens om.”

Skicka sammanfattningen efter samtalet. En skriftlig notering om det utlovade datumet gör det lättare att skicka ett sista krav om det behövs.

Förseningsavgifter och ränta

Du får bara ta ut avgifter som avtalet eller lagen tillåter. Säkraste sättet är att ange en förseningsavgift i offerten eller avtalet innan arbetet börjar och även skriva den på fakturan, som i exemplet bredvid guiden. I USA varierar reglerna för förseningsavgifter och ränta mellan delstater. Kontrollera reglerna i din delstat innan du bestämmer en räntesats.

I Storbritannien ger lagstiftningen om sena betalningar företag rätt att kräva följande av andra företag, men inte av konsumenter:

• Lagstadgad ränta på 8% plus Bank of Englands basränta, om inte avtalet anger en annan ränta.
• Ett fast belopp för indrivningskostnader, en gång per faktura: £40 för skulder upp till £999.99, £70 för £1,000 till £9,999.99 och £100 för £10,000 eller mer.

Om ni inte har avtalat om ett betalningsdatum räknas betalningen som sen 30 dagar efter att kunden fått fakturan eller varorna eller tjänsten, beroende på vilket som inträffar sist. Om du lägger till ränta säger gov.uk att du ska skicka en ny faktura för den.

Med Duebolt Pro kan du mejla fakturan som en länk, skicka påminnelser med ett tryck och se när kunden öppnat den. Det är användbart om någon säger att fakturan aldrig kom fram.

När påminnelserna inte hjälper

Om den sista tidsfristen passerar beror dina alternativ på beloppet och landet där du är verksam:

• Pausa fortsatt arbete för kunden tills skulden är reglerad.
• Föreslå en avbetalningsplan skriftligen om kunden verkligen inte kan betala allt på en gång.
• Anlita ett inkassobolag, som behåller en del av det indrivna beloppet.
• Vänd dig till domstol för småmål. De flesta länder har en enklare domstolsprocess för mindre skulder. I Storbritannien beskriver gov.uk också möjligheten att skicka ett formellt betalningskrav för att kräva in en obetald skuld.

Oavsett vad du väljer ska du spara kopior av fakturan, alla påminnelser och anteckningar från varje samtal. Nästa gång kan du överväga att be kunden om förskott eller kortare betalningsvillkor. I guiden så gör du en faktura finns en checklista före utskick som förebygger många förseningar.