Email per fatture scadute: modelli e solleciti

Prima della scadenza: rendi facile pagare

Il modo migliore per farsi pagare inizia prima della scadenza:

• Concorda per iscritto le condizioni prima del lavoro, inclusa qualsiasi penale per ritardo. È difficile far valere condizioni inserite per la prima volta in fattura.
• Invia la fattura a chi effettua i pagamenti, non solo a chi ti ha incaricato. Nelle aziende più grandi, chiedi l'indirizzo dell'ufficio pagamenti e l'eventuale numero PO.
• Indica una data di scadenza precisa e tutte le modalità di pagamento sulla fattura.
• Ricontrolla tutto: un nome cliente errato o un numero PO mancante sono tra i motivi più frequenti per cui una fattura resta insoluta.

Se usi condizioni comuni come Net 30, la nostra guida a Net 30 spiega come formularle.

Calendario per sollecitare un pagamento in ritardo

Rispetta il calendario. Lunghe pause tra i promemoria fanno pensare al cliente che la fattura possa aspettare. Scrivi messaggi brevi, inserisci il numero della fattura nell'oggetto e allegala ogni volta, così nessuno deve cercarla.

Quattro modelli di email da copiare

Sostituisci le parti tra parentesi quadre.

1. Promemoria amichevole (qualche giorno prima della scadenza)

Oggetto: Fattura [INV-0146] in scadenza il [November 7]

Ciao [Name], ti scrivo solo per ricordarti che la fattura [INV-0146] di [$3,050.00] scade il [November 7]. La allego di nuovo per comodità. Le coordinate di pagamento sono indicate in fattura. Grazie, e dimmi pure se ti serve qualcosa.

2. Promemoria cortese (1 giorno dopo la scadenza)

Oggetto: Promemoria: la fattura [INV-0146] scadeva ieri

Ciao [Name], non vedo ancora il pagamento della fattura [INV-0146] ([$3,050.00]), che scadeva il [November 7]. Forse questa email si è incrociata con il pagamento: in tal caso, ignorala pure. Altrimenti, puoi dirmi quando posso aspettarmi il pagamento? Ti allego di nuovo una copia.

3. Sollecito fermo (da 7 a 14 giorni di ritardo)

Oggetto: Fattura scaduta [INV-0146], in ritardo di [14] giorni

Ciao [Name], la fattura [INV-0146] di [$3,050.00] è scaduta da [14] giorni e non ho ricevuto risposta al promemoria del [November 8]. Puoi confermarmi la data del pagamento o segnalarmi eventuali problemi con la fattura, così posso correggerli? Come concordato nel [nostro contratto], dopo [30] giorni si applica una penale dell'[1.5% al mese].

4. Ultimo sollecito (da 21 a 30 giorni di ritardo)

Oggetto: Ultimo sollecito: fattura [INV-0146]

Ciao [Name], nonostante i miei promemoria dell'[November 8] e del [November 15], la fattura [INV-0146] di [$3,050.00] è ancora insoluta. Ti chiedo di pagarla per intero entro il [December 5]. Se entro quella data non avrò ricevuto il pagamento o tue notizie, [applicherò la penale concordata / affiderò il caso a un'agenzia di recupero crediti / avvierò una causa per controversie di modesta entità]. Preferirei risolvere direttamente la questione: chiamami al [number] se c'è un problema.

Indica solo conseguenze che sei davvero disposto a mettere in pratica.

Copione per la telefonata dopo 14 giorni

Una telefonata spesso ottiene una risposta che tre email non hanno ricevuto. Se si tratta di un'azienda, chiedi dell'ufficio pagamenti.

1. «Ciao, sono [your name] di [business]. Chiamo per la fattura [INV-0146] di [$3,050], scaduta il [November 7].»
2. «Puoi verificare se l'avete ricevuta e se è stata approvata per il pagamento?»
3. Se c'è un problema: «Di cosa hai bisogno da parte mia per procedere al pagamento?» Risolvilo in giornata.
4. Se è stata approvata: «In quale ciclo di pagamenti verrà inserita e per quale data posso aspettarmi l'accredito?»
5. Se non possono pagare tutto: «Possiamo concordare una data per una parte e il saldo entro [date]?»
6. Per concludere: «Grazie. Ti mando un breve riepilogo scritto di quanto concordato.»

Poi invia quel riepilogo. Avere per iscritto la data promessa semplifica l'ultimo sollecito, se sarà necessario.

Penali per ritardo e interessi

Puoi addebitare solo quanto consentito dal tuo accordo o dalla legge. La soluzione più sicura è indicare la penale nel preventivo o nel contratto prima di iniziare e riportarla anche in fattura, come nell'esempio accanto a questa guida. Negli Stati Uniti, i limiti a penali e interessi variano da Stato a Stato: controlla le regole locali prima di fissare un'aliquota.

Nel Regno Unito, la normativa sui ritardi di pagamento consente a un'impresa di chiedere a un'altra impresa, ma non ai consumatori:

• Interessi legali dell'8% più il tasso di base della Bank of England, salvo che il contratto stabilisca un tasso diverso.
• Un importo fisso per i costi di recupero, una volta per fattura: £40 per debiti fino a £999.99, £70 per importi da £1,000 a £9,999.99 e £100 per £10,000 o più.

Se non è stata concordata una data di pagamento, il pagamento è in ritardo 30 giorni dopo che il cliente riceve la fattura o i beni o servizi, a seconda di quale data sia successiva. Se aggiungi interessi, gov.uk dice di inviare una nuova fattura.

Con Duebolt Pro puoi inviare la fattura via email come link, mandare promemoria con un solo tocco e vedere quando il cliente l'ha aperta. È utile quando qualcuno dice di non averla ricevuta.

Quando i promemoria non funzionano

Se passa anche la scadenza dell'ultimo sollecito, le opzioni dipendono dall'importo e dal Paese:

• Sospendi i nuovi lavori per il cliente finché non salda il conto.
• Proponi un piano di pagamento per iscritto se davvero non può pagare subito.
• Rivolgiti a un'agenzia di recupero crediti, che tratterrà una parte delle somme recuperate.
• Fai ricorso al giudice per le controversie di modesta entità. Molti Paesi prevedono una procedura semplificata per i debiti più piccoli. Nel Regno Unito, gov.uk descrive anche la possibilità di inviare una richiesta formale di pagamento di un debito insoluto (statutory demand).

Qualunque scelta tu faccia, conserva la fattura, ogni promemoria e gli appunti di tutte le telefonate. Per il prossimo lavoro, valuta un acconto o termini più brevi per quel cliente. La guida come fare una fattura include una lista di controllo prima dell'invio che previene molti ritardi.