Modello di fattura per consulente

Cosa indicare in una fattura di consulenza

Il referente del cliente ha accettato di assumerti. Chi gestisce il pagamento è una persona dell’ufficio fornitori che non ti conosce. Scrivi pensando a lei:

• Ragione sociale del cliente e email dell’ufficio fornitori che ti hanno comunicato, non solo il nome del referente.
• Numero PO o riferimento SOW. Molte aziende non pagano una fattura senza questi dati; chiedili prima del primo invio.
• Periodo fatturato: “1–31 ottobre” oppure “Settimana del 13 ott”.
• Prestazioni fatturate: acconto, ore, giornate o traguardi, ciascuno su una riga con la tariffa.
• Breve descrizione del lavoro, sufficiente perché il referente possa approvarlo senza una telefonata.
• Spese indicate separatamente, con le ricevute allegate se lo prevede l’accordo.
• Termini di pagamento (net 15, net 30) e coordinate bancarie. Aggiungi il tuo EIN se richiesto dal cliente; prima del primo pagamento vorrà anche un modulo W-9.

Tariffa oraria, giornaliera, acconto o prezzo fisso

Gli acconti si fatturano di solito in anticipo, il giorno 1 del mese coperto. Se includono un numero definito di ore, fattura quelle aggiuntive a fine mese con la fattura successiva, alla tariffa concordata.

I progetti a prezzo fisso si fatturano spesso in più parti, per esempio 40% all’avvio, 40% alla bozza e 20% alla relazione finale. Invia la fattura iniziale prima di cominciare oppure, se il cliente ha bisogno di un documento per richiedere un PO, una fattura proforma.

Voci e tariffe tipiche per consulenti

Le tariffe dipendono dal settore e dall’esperienza. Queste sono fasce frequenti per consulenti aziendali indipendenti negli Stati Uniti:

• Consulenza strategica o operativa: $125–$300 all’ora
• Tariffa giornaliera in sede: $1,000–$2,500
• Acconto mensile per consulenza: $1,500–$6,000
• Conduzione workshop, mezza giornata: $1,500–$3,500
• Analisi iniziale o verifica, prezzo fisso: $2,500–$10,000
• Preparazione di relazioni o presentazioni: a ore o inclusa nel prezzo del progetto
• Tempo di viaggio: spesso fatturato a metà tariffa, se previsto dall’accordo
• Voli e hotel: al costo
• Chilometraggio: a miglio, alla tariffa concordata
• Software o dati acquistati per il cliente: al costo o con ricarico concordato

Nella maggior parte degli Stati la consulenza non è soggetta alla sales tax, ma alcuni tassano certi servizi professionali. Verifica le regole locali prima di lasciare a zero la riga delle imposte.

Velocizzare l’approvazione dell’ufficio fornitori

1. Completa prima la registrazione come fornitore: W-9, coordinate bancarie e PO. Se manca qualcosa, la prima fattura può restare bloccata per settimane.
2. Inviala all’indirizzo dell’ufficio fornitori e metti in copia il referente. L’ufficio paga, il referente approva.
3. Usa una fattura per ogni PO. Spesso una fattura con due ordini d’acquisto viene respinta.
4. Numera le fatture in modo chiaro. Va bene un prefisso con l’anno, come INV-2026-031; non riutilizzare mai un numero. Altri dettagli nella guida ai numeri di fattura.
5. Fai seguito alla scadenza, non una settimana dopo. Basta una nota cortese con la fattura allegata; trovi modelli nella pagina delle email per fatture scadute.