Faktura for konsulenter

Dette bør stå på en konsulentfaktura

Kontaktpersonen hos kunden har avtalt å leie deg inn. Den som betaler, er kanskje en person i regnskapsavdelingen som aldri har møtt deg. Skriv derfor for den personen:

• Kundens juridiske firmanavn og e-postadressen til regnskapsavdelingen, ikke bare navnet på kontaktpersonen.
• PO-nummer eller SOW-referanse. Mange bedrifter betaler ikke uten dette. Spør før du sender den første fakturaen.
• Perioden fakturaen gjelder: «October 1–31» eller «Week of Oct 13».
• Det du fakturerer: månedsavtale, timer, dager eller milepæl, hver på egen linje med pris.
• Kort beskrivelse av arbeidet, nok til at kontaktpersonen kan godkjenne det uten en telefonsamtale.
• Utlegg som egne linjer, med kvitteringer vedlagt hvis avtalen krever det.
• Betalingsvilkår (net 15, net 30) og bankopplysninger. Oppgi EIN hvis kunden ber om det. De vil også trenge en W-9 før første betaling.

Timepris, dagspris, månedsavtale eller fastpris

Månedsavtaler faktureres vanligvis på forskudd, den 1. i måneden de gjelder. Hvis avtalen inkluderer et bestemt antall timer, fakturerer du ekstra timer ved månedsslutt på neste faktura, til satsen dere har avtalt.

Prosjekter til fastpris faktureres ofte i deler, for eksempel 40% ved oppstart, 40% ved utkast og 20% ved sluttrapport. Send oppstartsfakturaen før arbeidet begynner, eller bruk en proformafaktura hvis kunden trenger et dokument for å opprette en PO.

Vanlige fakturalinjer for konsulenter

Prisene avhenger av fagområde og erfaring. Dette er vanlige prisintervaller for selvstendige bedriftskonsulenter i USA:

• Strategi- eller driftsrådgivning: $125–$300 per time
• Dagspris på stedet: $1,000–$2,500
• Månedsavtale for rådgivning: $1,500–$6,000
• Workshopledelse, halv dag: $1,500–$3,500
• Kartlegging eller revisjon, fastpris: $2,500–$10,000
• Rapport eller presentasjon: timepris eller del av prosjektprisen
• Reisetid: ofte halv sats hvis avtalen tillater det
• Fly og hotell: til kostpris
• Kjøregodtgjørelse: per mile, etter satsen i avtalen
• Programvare eller data kjøpt for kunden: til kostpris eller med avtalt påslag

Konsulenttjenester er ikke omfattet av sales tax i de fleste delstater, men noen få skattlegger enkelte profesjonelle tjenester. Sjekk reglene der du holder til før du lar avgiftslinjen stå på null.

Slik går fakturaen raskere gjennom regnskapet

1. Registrer deg som leverandør først: W-9, bankopplysninger og PO. Mangler dette, kan den første fakturaen bli liggende i flere uker.
2. Send til regnskapsavdelingens innboks og sett kontaktpersonen på kopi. Regnskapet betaler, kontaktpersonen godkjenner.
3. Bruk én faktura per PO. Blander du to innkjøpsordrer på én faktura, kan den bli sendt tilbake.
4. Nummerer fakturaene ryddig. Et årsprefiks som INV-2026-031 fungerer fint. Ikke bruk et nummer om igjen. Les mer i guiden til fakturanummer.
5. Følg opp på forfallsdatoen, ikke en uke senere. En høflig melding med fakturaen vedlagt holder. Se malene for e-post om forfalt faktura.