Fakturaskabelon til konsulenter

Det skal en konsulentfaktura vise

Din kontakt hos kunden har aftalt at hyre dig. Den, der betaler, sidder i kreditorbogholderiet og kender dig måske ikke. Skriv derfor til den person:

• Kundens juridiske firmanavn og e-mail til kreditorbogholderiet, ikke kun kontaktpersonens navn.
• PO-nummer eller SOW-reference. Mange virksomheder betaler ikke uden et. Spørg, før du sender den første faktura.
• Perioden: »October 1–31« eller »Week of Oct 13«.
• Det, du fakturerer: honorar, timer, dage eller milepæl, hver på sin egen linje med pris.
• Kort beskrivelse af arbejdet, så kontaktpersonen kan godkende uden et opkald.
• Udgifter på separate linjer, med kvitteringer vedlagt, hvis aftalen kræver det.
• Betalingsvilkår (netto 15 eller netto 30 dage) og dine bankoplysninger. Tilføj dit EIN, hvis kunden beder om det. De skal også have en W-9, før den første betaling.

Timepris, dagspris, fast honorar eller projektpris

Faste honorarer faktureres normalt forud, den 1. i den måned, de dækker. Hvis honoraret inkluderer et bestemt antal timer, fakturerer du ekstra timer ved månedens udgang på den næste faktura, til den aftalte pris.

Projekter til fast pris faktureres ofte i rater, for eksempel 40 % ved opstart, 40 % ved udkast og 20 % ved den endelige rapport. Send opstartsfakturaen, før arbejdet begynder, eller brug en proformafaktura, hvis kunden skal bruge et dokument til at oprette en PO.

Typiske fakturalinjer for konsulenter

Priserne afhænger af fagområde og erfaring. Her er almindelige prisintervaller for selvstændige virksomhedskonsulenter i USA:

• Strategi- eller driftsrådgivning: $125–$300 pr. time
• Dagspris på stedet: $1,000–$2,500
• Månedligt rådgivningshonorar: $1,500–$6,000
• Workshopledelse, halv dag: $1,500–$3,500
• Foranalyse eller gennemgang til fast pris: $2,500–$10,000
• Rapport eller præsentation: timepris eller del af projektprisen
• Rejsetid: ofte halv pris, hvis aftalen tillader det
• Fly og hotel: efter regning
• Kørsel: pr. mile, til den aftalte sats
• Software eller data købt til kunden: efter regning eller med aftalt tillæg

Konsulentydelser er ikke omfattet af sales tax i de fleste delstater, men nogle beskatter bestemte professionelle ydelser. Tjek reglerne, før du sætter skatten til nul.

Sådan kommer fakturaen hurtigere gennem kreditorbogholderiet

1. Opret dig som leverandør først: W-9, bankoplysninger og PO. Mangler noget, kan den første faktura vente i ugevis.
2. Send til kreditorbogholderiets indbakke, og sæt din kontakt på kopi. Bogholderiet betaler, din kontakt godkender.
3. Brug én faktura pr. PO. Flere indkøbsordrer på samme faktura bliver ofte sendt retur.
4. Nummerér fakturaerne tydeligt. Et årstal som INV-2026-031 fungerer fint. Genbrug aldrig et nummer. Se guiden til fakturanumre.
5. Følg op på forfaldsdatoen, ikke en uge senere. En venlig besked med fakturaen vedhæftet er nok. Se skabelonerne til rykkermails.