Factuursjabloon voor consultants

Wat moet er op een factuur voor consultancy staan?

Je contactpersoon heeft afgesproken je in te huren. De betaling wordt verwerkt door iemand van de crediteurenadministratie die jou niet kent. Schrijf de factuur voor die persoon:

• De officiële bedrijfsnaam van de klant en het e-mailadres van de crediteurenadministratie, niet alleen de naam van je contactpersoon.
• PO-nummer of SOW-referentie. Veel bedrijven betalen geen factuur zonder dit nummer. Vraag ernaar voordat je de eerste factuur stuurt.
• De gefactureerde periode: “1–31 oktober” of “Week van 13 okt”.
• Wat je factureert: maandbedrag, uren, dagen of mijlpaal, elk als aparte regel met tarief.
• Een korte omschrijving van het werk, zodat je contactpersoon de factuur zonder telefoontje kan goedkeuren.
• Onkosten apart vermeld, met bonnen erbij als de overeenkomst daarom vraagt.
• Betaaltermijn (net 15, net 30) en je bankgegevens. Vermeld je EIN als de klant erom vraagt; vóór de eerste betaling willen ze ook een W-9 in hun administratie.

Uurtarief, dagtarief, maandbedrag of vaste prijs

Maandbedragen factureer je meestal vooraf, op de 1e van de maand waarop ze betrekking hebben. Bevat het bedrag een vast aantal uren, factureer extra uren dan aan het einde van de maand op de volgende factuur, tegen het tarief uit je overeenkomst.

Projecten met een vaste prijs factureer je vaak in delen, bijvoorbeeld 40% bij de start, 40% bij het concept en 20% bij het eindrapport. Stuur de startfactuur voordat je begint, of als pro-formafactuur als de klant een document nodig heeft om een PO aan te maken.

Gebruikelijke factuurregels voor consultants

Tarieven hangen af van je vakgebied en ervaring. Dit zijn gebruikelijke bedragen voor zelfstandige bedrijfsconsultants in de VS:

• Strategie- of bedrijfsadvies: $125–$300 per uur
• Dagtarief op locatie: $1,000–$2,500
• Maandbedrag voor advies: $1,500–$6,000
• Workshop begeleiden, halve dag: $1,500–$3,500
• Verkenning of audit, vaste prijs: $2,500–$10,000
• Rapport of presentatie voorbereiden: per uur of inbegrepen in de projectprijs
• Reistijd: vaak tegen half tarief, als je overeenkomst dat toestaat
• Vliegticket en hotel: tegen kostprijs
• Kilometers: per mijl, tegen het tarief uit je overeenkomst
• Software of data voor de klant: tegen kostprijs of met afgesproken opslag

Over consultancy betaal je in de meeste staten geen sales tax, maar in enkele staten zijn bepaalde professionele diensten wel belast. Controleer de regels voordat je het belastingbedrag op nul laat staan.

Sneller door de crediteurenadministratie

1. Regel eerst je leveranciersregistratie: W-9, bankgegevens en PO. Ontbreekt er iets, dan kan je eerste factuur weken blijven liggen.
2. Stuur de factuur naar de inbox van de crediteurenadministratie en zet je contactpersoon in cc. De administratie betaalt, je contactpersoon keurt goed.
3. Gebruik één factuur per PO. Twee inkooporders op één factuur worden vaak teruggestuurd.
4. Nummer facturen duidelijk. Een jaartal als voorvoegsel, zoals INV-2026-031, werkt prima. Gebruik een nummer nooit opnieuw. Meer in de gids over factuurnummers.
5. Volg op de vervaldatum op, niet een week later. Een beleefd bericht met de factuur als bijlage is genoeg. Bekijk ook de sjablonen voor een betalingsherinnering per e-mail.