Factuursjabloon voor fotografen

Wat hoort er op een fotografiefactuur?

• De fotoshoot: datum, locatie en soort opdracht in het referentieveld of op de eerste regel.
• Sessie- of creatief honorarium: de tijd die je besteedt aan fotograferen en voorbereiden.
• Foto’s: het aantal, de mate van bewerking en de manier van leveren (online galerij, downloadlink of schijf).
• Gebruiksrecht of licentie: wie de foto’s mag gebruiken, waar en hoelang. Voor particulieren volstaat vaak één zin bij de opmerkingen; voor bedrijven zet je dit als aparte regel met een eigen prijs.
• Producten: afdrukken, canvassen en albums, elk met formaat en afwerking.
• Onkosten: reizen, kilometers, rekwisieten, huur van locatie of studio en een tweede fotograaf.
• Al betaalde aanbetaling of reserveringsbedrag en het resterende bedrag.
• Leverdatum van de definitieve galerij, als die nog niet is verstuurd.

Licenties in gewone taal

Een foto maken en iemand toestemming geven om die te gebruiken zijn twee verschillende dingen. Volgens de Amerikaanse auteursrechtwetgeving ben je eigenaar van de foto’s die je maakt, tenzij je die rechten overdraagt of werknemer bent. De klant koopt een licentie: toestemming om de foto’s op afgesproken manieren te gebruiken.

Bij familie- en bruidsfotografie is een korte regel voor persoonlijk gebruik gebruikelijk: “Persoonlijk gebruik: afdrukken en online delen. Geen commercieel gebruik.” Voor bedrijven is de licentie vaak meer waard dan de fotoshoot. Bereken die daarom apart:

Zet de reikwijdte in de omschrijving van de factuurregel. Zo staan de licentievoorwaarden bij de prijs.

Aanbetalingen en het resterende bedrag

De meeste fotografen vragen bij het tekenen van het contract een reserveringsbedrag (een aanbetaling waarmee de datum wordt vastgelegd) van 25–50%. Bij bruiloften is dit meestal niet terugbetaalbaar, omdat je andere opdrachten voor die dag hebt afgewezen. Vermeld dit in je contract en herhaal het zo nodig op één regel van de factuur.

De gebruikelijke werkwijze:

1. Stuur een factuur voor het reserveringsbedrag zodra de klant tekent.
2. Factureer bij bruiloften het resterende bedrag 2–4 weken voor de datum, zodat je na het feest niet achter je geld aan hoeft.
3. Factureer bij portretten en commerciële opdrachten het restant zodra de galerij klaar is, of voordat je bestanden op volledige resolutie levert.
4. Factureer afdrukken en albums op een aparte factuur zodra de klant een keuze maakt.

Duebolt heeft geen negatieve regels. Vermeld daarom bij de opmerkingen wat al is betaald, of factureer alleen het resterende bedrag als regel (“Bruiloftspakket, restant na aanbetaling van $1,500”).

Veelgebruikte factuurregels voor fotografen

• Portretsessie van 1 uur met online galerij: $250–$450
• Profielfotosessie met 3 geretoucheerde foto’s: $200–$350
• Verlovingsfotosessie: $350–$550
• Bruiloftsfotografie, 8 uur: $2,800–$5,000
• Tweede fotograaf: $400–$800 per evenement
• Extra geretoucheerde foto: $25–$50
• Commercieel creatief honorarium, halve dag: $900–$1,800
• Spoedlevering: $150–$300
• Afdruk 8×10: $35–$60; canvas 16×20: $150–$250
• Bruiloftsalbum, 10×10: $500–$900
• Reiskosten buiten je inbegrepen gebied: per mijl of vast bedrag

Afdrukken en albums zijn fysieke producten. In veel staten betaal je er sales tax over, ook als fotografiediensten zijn vrijgesteld. Controleer de regels in jouw staat en gebruik een belastingtarief per regel als slechts sommige producten belastbaar zijn.