Gratis sjabloon betalingskwitantie

Wat bewijst een betalingskwitantie?

Een betalingskwitantie koppelt een bedrag aan een datum en een reden. Zo beantwoord je vragen die maanden later opkomen: Heeft de klant betaald? Hoeveel? Wanneer? Voor welke klus?

Dat is iets anders dan een kassabon, waarop de gekochte artikelen staan. Een betalingskwitantie volgt vaak op een factuur en bewijst vooral dat een bepaalde factuur geheel of gedeeltelijk is voldaan.

Wat zet je erop?

• Een eigen kwitantienummerreeks (RCT-0001…), zodat kwitantienummers niet botsen met factuurnummers.
• De datum waarop het geld binnenkwam, niet de datum waarop je de kwitantie schreef als die anders is.
• Het ontvangen bedrag in cijfers. Sommige mensen schrijven het bij handgeschreven kwitanties ook voluit.
• De betaalmethode: Zelle, cheque (met chequenummer), kaart (alleen de laatste vier cijfers), bankoverschrijving of contant.
• De bijbehorende factuur. Zet die in het referentieveld, bijvoorbeeld "Factuur INV-0212".
• Het resterende bedrag: factuurtotaal, tot nu toe betaald en saldo, in de notities.

Deelbetalingen en termijnen

Betaalt een klant in delen, geef dan voor elk deel een kwitantie uit voor het bedrag dat je echt hebt ontvangen. Schrijf niet alvast een kwitantie voor het hele factuurbedrag "om aardig te zijn" voordat de laatste betaling binnen is. Je kwitantie is je bewijs dat er nog geld verschuldigd is.

Houd het overzichtelijk met een doorlopend totaal in de notities: "Factuurtotaal $4,200. Betaald tot nu toe $2,800. Saldo $1,400, te betalen op 2 mei." Nummer ook de termijnen ("Betaling 2 van 3"). Op de laatste kwitantie kun je "Volledig betaald" zetten.

Voor aanbetalingen geldt hetzelfde: geef een kwitantie zodra het geld binnenkomt en vermeld het bedrag als al betaald op de eindfactuur.

Een betalingskwitantie maken in Duebolt

1. Voeg je bedrijf en de klant toe. Beide worden op dit apparaat onthouden.
2. Tik bij snelle toevoegingen op Betaling op factuur en vul het ontvangen bedrag in.
3. Zet het factuurnummer bij Hun referentie en kies de betaalmethode.
4. Noteer het openstaande bedrag en download of deel de PDF.

Heb je de factuur in Duebolt gemaakt, dan gaat het sneller: open die in je account zodra de betaling binnen is en tik op Kwitantie maken. Alle gegevens worden overgenomen en de datum wordt op vandaag gezet.

Terugbetalingen, mislukte betalingen en correcties

Er kunnen fouten gebeuren. Heb je het verkeerde bedrag of de verkeerde klant vermeld, bewerk dan niet de oude kwitantie om die opnieuw met hetzelfde nummer te versturen. Maak een nieuwe kwitantie met de juiste gegevens en noteer in je eigen administratie dat die de eerste vervangt. Zo blijft de nummering netjes en bewaar je beide versies.

Wordt een cheque geweigerd of een kaartbetaling teruggedraaid nadat je een kwitantie hebt uitgeschreven, laat de klant dan schriftelijk weten dat de betaling is mislukt en het bedrag weer openstaat. Leg ook terugbetalingen vast: noteer de datum, het terugbetaalde bedrag en de kwitantie of factuur waar het bij hoort. Je boekhouder wil het verloop kunnen volgen.