Vorlage für Zahlungsbestätigungen

Was eine Zahlungsquittung belegt

Eine Zahlungsquittung ordnet einen Geldbetrag einem Datum und einem Zweck zu. Sie beantwortet Fragen, die Monate später auftauchen: Wurde bezahlt? Wie viel? Wann? Für welchen Auftrag?

Das ist etwas anderes als ein Kassenbon, den man an der Kasse erhält und der gekaufte Waren auflistet. Eine Zahlungsquittung folgt oft auf eine Rechnung. Sie belegt vor allem, dass eine bestimmte Rechnung ganz oder teilweise beglichen wurde.

Das gehört auf die Quittung

• Eigener Nummernkreis für Quittungen (RCT-0001…), damit sie nicht mit Rechnungsnummern kollidieren.
• Datum des Zahlungseingangs, nicht das Datum, an dem du die Quittung schreibst, falls beides abweicht.
• Erhaltener Betrag in Zahlen. Bei handschriftlich wirkenden Quittungen schreiben manche den Betrag zusätzlich aus.
• Zahlungsart: Zelle, Scheck (mit Schecknummer), Karte (nur die letzten vier Ziffern), Überweisung oder bar.
• Zugehörige Rechnung. Trage sie ins Referenzfeld ein, zum Beispiel "Rechnung INV-0212".
• Offener Restbetrag: Rechnungsbetrag, bisher bezahlt und Restbetrag in den Notizen.

Teilzahlungen und Raten

Zahlt ein Kunde in mehreren Teilen, stelle für jeden Zahlungseingang eine Quittung über den tatsächlich erhaltenen Betrag aus. Stelle niemals vor der letzten Zahlung eine Quittung über den vollen Rechnungsbetrag aus, nur "der Einfachheit halber". Sie ist dein einziger Beleg dafür, dass noch Geld offen ist.

Eine laufende Summe in den Notizen sorgt für Klarheit: "Rechnungsbetrag $4,200. Bisher bezahlt $2,800. Restbetrag $1,400, fällig am May 2." Nummeriere auch die Raten ("Zahlung 2 von 3"). Auf der letzten Quittung kannst du nach Zahlungseingang "Vollständig bezahlt" vermerken.

Bei Anzahlungen gehst du genauso vor: Stelle die Quittung aus, sobald das Geld eingeht, und weise den Betrag auf der Schlussrechnung als bereits bezahlt aus.

Zahlungseingang mit Duebolt bestätigen

1. Füge dein Unternehmen und den Kunden hinzu. Beide werden auf diesem Gerät gespeichert.
2. Tippe unter Schnellauswahl auf Zahlung auf Rechnung und gib den erhaltenen Betrag ein.
3. Trage die Rechnungsnummer unter Referenz des Kunden ein und wähle die Zahlungsart.
4. Notiere den Restbetrag und lade das PDF herunter oder teile es.

Hast du die Rechnung in Duebolt erstellt, geht es schneller: Öffne sie nach der Zahlung in deinem Konto und tippe auf Quittung erstellen. Alle Angaben werden übernommen und auf heute datiert.

Rückerstattungen, geplatzte Zahlungen und Korrekturen

Fehler passieren. Hast du den falschen Betrag oder Kunden eingetragen, ändere die alte Quittung nicht und verschicke sie nicht mit derselben Nummer erneut. Erstelle eine neue Quittung mit den richtigen Angaben und vermerke in deiner Kopie, dass sie die erste ersetzt. So bleibt die Nummerierung sauber und beide Fassungen sind dokumentiert.

Wird ein Scheck nicht eingelöst oder eine Kartenzahlung nach Ausstellung der Quittung zurückgebucht, informiere den Kunden schriftlich, dass die Zahlung fehlgeschlagen und der Betrag wieder offen ist. Halte auch Rückerstattungen fest: mit Datum, erstattetem Betrag und Bezug zur Quittung oder Rechnung. Dein Buchhalter braucht diesen Nachweis.