Ilmainen maksukuitin pohja

Mitä maksukuitti todistaa

Maksukuitti yhdistää rahasumman tiettyyn päivään ja tarkoitukseen. Se vastaa kysymyksiin, joita voi tulla vastaan vasta kuukausien päästä: Maksoiko asiakas? Kuinka paljon? Milloin? Minkä työn osalta?

Tämä eroaa kassakuitista, joka annetaan kassalla ja jossa luetellaan ostetut tuotteet. Maksukuitti liittyy usein laskuun, ja sen tärkein tehtävä on todistaa, että lasku tai osa siitä on maksettu.

Mitä kuittiin kirjoitetaan

• Oma kuittinumero, esimerkiksi RCT-0001…, jotta kuitin numero ei sekoitu laskunumeroihin.
• Päivämäärä, jolloin sait maksun, ei kuitin kirjoituspäivä, jos ne eroavat.
• Vastaanotettu summa numeroin. Käsin kirjoitetussa kuitissa summan voi halutessaan kirjoittaa myös sanoin.
• Maksutapa: Zelle, sekki (sekin numero), kortti (vain neljä viimeistä numeroa), tilisiirto tai käteinen.
• Lasku, johon maksu liittyy. Lisää viitekenttään esimerkiksi ”Lasku INV-0212”.
• Jäljellä oleva summa: laskun kokonaissumma, tähän mennessä maksettu osuus ja loppusaldo lisätietoihin.

Osamaksut ja maksuerät

Kun asiakas maksaa useassa erässä, tee kuitti jokaisesta saadusta maksusta ja merkitse siihen todellinen summa. Älä tee koko laskun summasta kuittia ”hyvän tahdon eleenä” ennen viimeistä maksua. Kuitti on ainoa todisteesi siitä, että rahaa on vielä saamatta.

Selkeä juokseva summa lisätiedoissa auttaa: ”Laskun summa $4,200. Maksettu tähän mennessä $2,800. Jäljellä $1,400, eräpäivä May 2.” Numeroi maksuerätkin (”Maksu 2/3”). Viimeisen maksun kuitissa voi lukea ”Maksettu kokonaan”.

Ennakkomaksu käsitellään samalla tavalla: tee siitä kuitti maksun saapuessa ja merkitse se lopulliseen laskuun jo maksetuksi.

Maksukuitin tekeminen Dueboltilla

1. Lisää yrityksesi ja asiakas. Molemmat muistetaan tällä laitteella.
2. Napauta pikavalinnasta Maksu laskuun ja kirjoita saatu summa.
3. Lisää laskunumero kohtaan Asiakkaan viite ja valitse maksutapa.
4. Merkitse jäljellä oleva summa lisätietoihin ja lataa tai jaa PDF.

Jos teit laskun Dueboltilla, pääset helpommalla: avaa se tililläsi maksun saavuttua ja napauta Tee kuitti. Tiedot kopioituvat kuitille, jonka päivämääräksi tulee tämä päivä.

Palautukset, hylätyt maksut ja korjaukset

Virheitä sattuu. Jos merkitset väärän summan tai asiakkaan, älä muokkaa vanhaa kuittia ja lähetä sitä uudelleen samalla numerolla. Tee uusi kuitti oikeilla tiedoilla ja merkitse omaan kappaleeseesi, että se korvasi aiemman. Numerointi pysyy siistinä ja molemmat versiot säilyvät tallessa.

Jos sekki palautuu tai korttimaksu perutaan kuitin lähettämisen jälkeen, ilmoita asiakkaalle kirjallisesti, että maksu epäonnistui ja summa on jälleen maksamatta. Kirjaa myös rahojen palautus: merkitse päivämäärä, palautettu summa ja siihen liittyvä kuitti tai lasku. Kirjanpitäjäsi tarvitsee tiedon tapahtumaketjusta.