Modèle gratuit de reçu de paiement

Ce que prouve un reçu de paiement

Un reçu de paiement associe une somme à une date et à un motif précis. Il répond aux questions qui se posent quelques mois plus tard : le client a-t-il payé ? Combien ? Quand ? Pour quel chantier ?

Il est différent d’un ticket de caisse remis au comptoir, qui détaille les produits achetés. Un reçu de paiement est souvent établi après une facture. Il sert surtout à confirmer qu’une facture précise, ou une partie de celle-ci, a été réglée.

Que faut-il inscrire sur le reçu ?

• Le numéro du reçu, dans une série distincte (RCT-0001…), afin de ne pas le confondre avec les numéros de facture.
• La date de réception de l’argent, qui peut différer de la date de rédaction du reçu.
• Le montant reçu, en chiffres. Pour un reçu manuscrit, certains l’écrivent aussi en toutes lettres.
• Le moyen de paiement : Zelle, chèque (avec son numéro), carte (quatre derniers chiffres seulement), virement bancaire ou espèces.
• La facture concernée. Indiquez-la dans le champ de référence, par exemple « Facture INV-0212 ».
• Le solde restant : montant total de la facture, montant déjà payé et solde, dans les notes.

Paiements partiels et versements

Quand un client paie en plusieurs fois, remettez un reçu pour chaque paiement et pour le montant réellement reçu. N’établissez jamais un reçu pour le montant total de la facture « pour faire plaisir » avant le dernier paiement : c’est votre seule preuve qu’une somme reste due.

Un récapitulatif dans les notes permet d’y voir clair : « Total de la facture : $4,200. Déjà payé : $2,800. Solde : $1,400 dû le 2 mai. » Numérotez aussi les versements (« Paiement 2 sur 3 »). Au dernier règlement, le reçu peut porter la mention « Payé intégralement ».

Pour un acompte, faites de même : remettez le reçu dès réception, puis indiquez le montant déjà payé sur la facture finale.

Créer un reçu de paiement dans Duebolt

1. Ajoutez votre entreprise et le client (les informations sont mémorisées sur cet appareil).
2. Touchez Paiement d’une facture dans les ajouts rapides et saisissez le montant reçu.
3. Inscrivez le numéro de facture dans Sa référence et choisissez le moyen de paiement.
4. Indiquez le solde dans les notes, puis téléchargez ou partagez le PDF.

Si vous avez créé la facture dans Duebolt, c’est encore plus rapide : ouvrez-la dans votre compte une fois payée, puis touchez Créer un reçu. Toutes les informations sont reprises et la date du jour est ajoutée.

Remboursements, paiements rejetés et corrections

Les erreurs arrivent. Si vous avez indiqué le mauvais montant ou le mauvais client, ne modifiez pas l’ancien reçu et ne le renvoyez pas sous le même numéro. Créez un nouveau reçu avec les bonnes informations et notez sur votre exemplaire que le premier a été remplacé. La numérotation reste claire et les deux versions sont conservées.

Si un chèque est rejeté ou si un paiement par carte est annulé après l’émission du reçu, informez le client par écrit que le paiement a échoué et que le solde reste dû. Si vous remboursez une somme, consignez également la date, le montant remboursé et le numéro du reçu ou de la facture concernée. Votre comptable aura besoin de cet historique.