Gratis mall för betalningskvitto

Vad ett betalningskvitto bekräftar

Ett betalningskvitto kopplar ett belopp till ett datum och ett syfte. Det besvarar frågorna som kan dyka upp flera månader senare: Har kunden betalat? Hur mycket? När? För vilket jobb?

Det skiljer sig från ett kassakvitto som lämnas över i butiken och listar köpta varor. Ett betalningskvitto kommer ofta efter en faktura och visar framför allt att hela eller en del av just den fakturan har betalats.

Det här ska stå på kvittot

• Ett eget kvittonummer (RCT-0001…), så att det inte blandas ihop med fakturanummer.
• Datumet då pengarna kom in, om det skiljer sig från datumet då du skrev kvittot.
• Mottaget belopp i siffror. På handskrivna kvitton skriver en del även beloppet med ord.
• Betalningssätt: Zelle, check (med checknummer), kort (bara de fyra sista siffrorna), banköverföring eller kontanter.
• Vilken faktura det gäller. Skriv det i referensfältet, till exempel ”Faktura INV-0212”.
• Vad som återstår: fakturans totalsumma, betalat hittills och resterande belopp i anteckningarna.

Delbetalningar

När kunden betalar i flera omgångar skriver du ett kvitto för varje betalning, på det belopp du faktiskt fått. Skriv aldrig ett kvitto på hela fakturabeloppet ”för att vara snäll” innan den sista betalningen kommit in. Kvittot är ditt enda bevis på att pengar fortfarande är skyldiga.

Skriv en enkel sammanställning i anteckningarna: ”Faktura totalt $4,200. Betalat hittills $2,800. Resterande $1,400 förfaller May 2.” Numrera också delbetalningarna (”Betalning 2 av 3”). När den sista betalningen kommit kan det sista kvittot ange ”Fullt betald”.

Gör likadant med handpenning: skriv kvitto när den kommer in och visa den som redan betald på slutfakturan.

Skapa ett betalningskvitto i Duebolt

1. Lägg till ditt företag och kunden. Uppgifterna sparas på enheten.
2. Tryck på Betalning på faktura bland snabbvalen och skriv in mottaget belopp.
3. Ange fakturanumret under Kundens referens och välj betalningssätt.
4. Skriv det återstående beloppet i anteckningarna och ladda ner eller dela PDF-filen.

Har du skapat fakturan i Duebolt går det snabbare: öppna den i ditt konto när den är betald och tryck på Skapa kvitto. Uppgifterna kopieras och datumet sätts till i dag.

Återbetalningar, stoppade betalningar och rättelser

Misstag händer. Om du skrev fel belopp eller fel kund ska du inte ändra det gamla kvittot och skicka om det med samma nummer. Skapa ett nytt kvitto med rätt uppgifter och anteckna i din egen kopia att det ersätter det första. Då blir nummerserien tydlig och båda versionerna finns kvar.

Om en check inte går att lösa in eller en kortbetalning återförs efter att du utfärdat kvittot ska du meddela kunden skriftligen att betalningen misslyckades och att beloppet återstår att betala. Dokumentera även återbetalningar: skriv datum, återbetalat belopp och vilket kvitto eller vilken faktura det gäller. Din redovisningskonsult behöver kunna följa händelseförloppet.